Een integrator voor Business Central kiezen: waar let u op?

Wie een integrator voor Business Central zoekt, kiest in feite een projectteam voor de komende jaren. De software van Microsoft is voor alle partners gelijk; wat verschilt, is hoe goed een partner uw processen vertaalt naar inrichting, koppelingen en dagelijks gebruik. Een goede Business Central-partner vergroot de kans dat uw ERP echt wordt gebruikt. Een slechte keuze merkt u pas na de livegang, wanneer de facturen niet kloppen of de btw-aangifte handwerk blijft.

Op deze pagina leest u waar u op let bij een Business Central-integrator: wat het partnerprogramma van Microsoft wel en niet zegt, welke criteria echt tellen, welke vragen u in het eerste gesprek stelt en hoe u offertes eerlijk vergelijkt.

Waarom de integrator hier zwaarder weegt dan het pakket

Business Central is een standaardproduct met een breed bereik: financiën, verkoop, inkoop, voorraad, productie en projecten. Maar het is ook een platform. Rapporten, koppelingen en uitbreidingen worden vaak door de partner toegevoegd. Daardoor zijn twee implementaties van hetzelfde pakket soms nauwelijks vergelijkbaar.

Daar komt bij dat u de software in de praktijk via een partner afneemt. Volgens de documentatie van Microsoft kunnen online licenties alleen worden aangeschaft via het Cloud Solution Provider-programma. Uw integrator is dus meestal ook uw licentieleverancier, en dat maakt de relatie hechter dan bij een gewone projectopdracht. Wisselen van partner na de livegang kan, maar het is een apart traject; lees daarover meer op de pagina over een audit en projectovername bij Business Central.

Wat het partnerprogramma van Microsoft u vertelt

Microsoft werkt met de designation Solutions Partner for Business Applications. Het is nuttig te weten wat die precies meet, want het zegt minder dan het lijkt.

• Score: een partner moet minimaal 70 van de 100 punten halen.
• Prestaties: een deel van de punten hangt af van netto nieuwe klanten.
• Vaardigheden: punten komen uit certificeringen van medewerkers, verdeeld over een gemiddeld en een gevorderd niveau.
• Klantsucces: punten voor groei in gebruik en voor uitgevoerde implementaties.

Voor Business Central tellen twee certificeringen mee: MB-800 (Business Central Functional Consultant Associate) in het gemiddelde niveau en MB-820 (Business Central Developer Associate) in het gevorderde niveau. Microsoft deelt partners bovendien in als Enterprise of SMB, afhankelijk van het aantal workloads met voldoende omzet per klant. Voor een mkb-bedrijf is het logisch om ook naar de SMB-categorie te kijken, omdat die partijen gewend zijn aan uw schaal.

Gebruik het partnerniveau dus als ondergrens bij het afstrepen van kandidaten, niet als eindoordeel.

De criteria die echt de doorslag geven

Referenties in uw branche

Vraag naar klanten met een vergelijkbaar proces: een groothandel met voorraad op meerdere locaties, een producent met stuklijsten en routings, een dienstverlener met uren en projecten. Een partner die de sector kent, stelt al in het eerste gesprek vragen die u zelf nog niet had bedacht. Kijk ook naar de sectorpagina’s van Business Central, zoals Business Central per sector, om uw eigen vragenlijst te scherpen.

Vraag om gesprekken met bestaande klanten en laat niet alleen een hoogtepunt zien. Een goede vraag aan zo’n klant is wat er tijdens het project misging en hoe de partner daarmee omging.

Teamgrootte en continuïteit

Een klein team is niet slechter dan een groot, maar u moet weten wie uw project doet. Vraag:

• Wie is projectleider en hoeveel projecten loopt die tegelijk?
• Welke consultants werken aan financiën, welke aan logistiek, welke aan koppelingen?
• Wat gebeurt er als de hoofdconsultant vertrekt of ziek is?
• Is er een eigen ontwikkelteam of wordt maatwerk uitbesteed?

Een partner die u de naam van de consultants kan noemen en hun ervaring kan toelichten, is meestal transparanter dan een partner die vooral over het merk praat.

Methode en projectaanpak

Een goede partner heeft een vaste werkwijze: analyse, ontwerp, inrichting, test, migratie, livegang en nazorg. Vraag hoe de partner omgaat met wijzigingen in de scope en hoe testen en acceptatie plaatsvinden. Meer over een gezonde opzet leest u op de pagina over de implementatie van Business Central.

Microsoft biedt daarnaast FastTrack for Dynamics 365. Dat is een begeleidingsprogramma van het productteam, waarbij architecten geen oplossing ontwerpen of bouwen, maar workshops houden bij de belangrijke fasen om risico’s te signaleren. Het bijbehorende raamwerk heet Success by Design. Vraag uw kandidaat of zij ervaring hebben met dit kader en hoe zij het in een project gebruiken; het zegt iets over hun risicobewustzijn.

Support en onderhoud na de livegang

De livegang is het begin. Daarna volgen updates, nieuwe rapporten, extra gebruikers en wijzigingen in uw proces. Microsoft raadt aan de productieomgeving voor elke grote update naar een sandbox te kopiëren en daar de update in te plannen, om kritieke scenario’s te testen. Een goede partner doet dat niet alleen op verzoek, maar maakt er afspraken over.

Vraag dus naar reactietijden, naar de manier waarop meldingen worden vastgelegd, en of u bij een storing een vast aanspreekpunt heeft. Lees ook de pagina over support en onderhoud van Business Central.

Nabijheid en taal

Een partner met kennis van de Nederlandse praktijk bespaart u veel uitleg. Microsoft levert Business Central voor Nederland zelf met een lokale versie, maar de praktijk blijft eigen werk: btw-aangifte, e-factureren en Peppol, de auditfile en het contact met uw boekhouder of accountant. Vraag de kandidaat hoe zij deze onderdelen inrichten en testen. Achtergrond vindt u op de pagina Business Central in Nederland en in onze gids over e-factureren in uw ERP.

Of een partner in uw provincie zit, speelt een kleinere rol dan vroeger. Werkbezoeken en workshops op locatie blijven nuttig bij de start en bij de livegang, maar veel werk gebeurt op afstand. Laat dit dus meewegen zonder het te laten domineren.

Vragen die u in het eerste gesprek stelt

Neem deze lijst mee naar elk kennismakingsgesprek en vergelijk de antwoorden naast elkaar.

1. Welke klanten in mijn branche heeft u begeleid, en mag ik met een van hen spreken?
2. Wie zijn de consultants en de projectleider die mijn project uitvoeren, en welke certificeringen hebben zij?
3. Hoe gaat u om met wijzigingen in de scope tijdens het project?
4. Wat doet u in de standaardfunctionaliteit en wanneer stelt u maatwerk voor? Hoe zorgt u dat maatwerk bij updates blijft werken?
5. Hoe richt u de btw-aangifte, het e-factureren en de auditfile in?
6. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensmigratie en hoe controleren wij de uitkomst?
7. Welke trainingen zijn inbegrepen voor mijn medewerkers?
8. Hoe is de support na livegang geregeld en wat gebeurt er bij een grote update?
9. Welke koppelingen met bestaande systemen heeft u eerder gebouwd? Meer over dit onderwerp staat bij integraties van Business Central.
10. Wat gebeurt er als wij na het project van partner willen wisselen?

Let niet alleen op de inhoud van de antwoorden, maar ook op hoe concreet ze zijn. Een partner die vaagheid met jargon verpakt, gaat dat in het project ook doen.

Waarschuwingssignalen

Sommige signalen bij de selectie kunnen later problemen voorspellen.

• Een demo zonder uw proces. Een gepolijste standaarddemo laat zien wat het product kan, niet wat uw situatie vraagt.
• Direct een oplossing, zonder vragen. Een partner die zonder analyse al weet hoe het moet, heeft uw bedrijf niet echt bekeken.
• Veel maatwerk in het eerste voorstel. Business Central heeft een brede standaard. Als de partner snel naar maatwerk grijpt, vraag dan waarom de standaard niet volstaat.
• Geen namen van consultants. U moet weten wie uw project doet.
• Geen referenties of alleen referenties uit een andere branche.
• Druk om snel te tekenen. Een korting die verdwijnt als u niet voor een bepaalde datum tekent, is zelden in uw voordeel.
• Onduidelijkheid over licenties. Wie licenties factureert en hoe aanpassingen verlopen, hoort vooraf vast te liggen.
• Geen plan voor na de livegang. Zonder afspraken over nazorg blijft u met open vragen zitten.

Offertes van integrators vergelijken

Een offerte is meer dan een bedrag. Leg de voorstellen naast elkaar op de volgende punten en kijk of de partijen hetzelfde hebben gevraagd en aangeboden.

Let op: Microsoft geeft aan dat de getoonde prijzen kunnen afwijken van de werkelijke catalogusprijs per valuta, land en regionale variant. Vraag daarom van elke partner een offerte in euro’s met alle gebruikerstypen uitgeschreven, en vergelijk niet op basis van een lijstprijs die u ergens online zag.

Het laagste bedrag is zelden het beste. Een offerte die op papier goedkoop is maar weinig uren voor analyse en testen bevat, verschuift de kosten naar later. Een duurdere offerte met een heldere scope kan uiteindelijk voordeliger zijn.

Hoe wij u helpen een integrator te vinden

ERP Integrator is een gratis dienst die u in contact brengt met een integrator die bij uw project past. Wij beschrijven samen met u uw situatie, zoals branche, omvang, gewenste modules en planning, en presenteren een passende partij. Het project, de offerte en alle afspraken lopen daarna rechtstreeks tussen u en die integrator. Op de pagina hoe het werkt staat het stappenplan. Wilt u eerst breder oriënteren, lees dan onze gids over het kiezen van een ERP-integrator.

Wij zijn niet verbonden aan Microsoft of aan een specifieke partner en maken geen aanspraak op een officiële status. Daardoor kunnen wij neutraal blijven over wat bij u past.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.