SAP Business One: versies, edities en upgrades uitgelegd

Wie zoekt naar de SAP Business One versie die bij zijn organisatie past, stuit op een kluwen van termen: versie, release, feature package, patch, hotfix, licentietype. In dit artikel zetten we ze op een rij. U leest wat SAP Business One aan versies en edities kent, hoe de onderhoudsperiode werkt, wat de dichtstbijzijnde nieuwste versie betekent voor uw planning en wanneer een upgrade in uw situatie zinvol is.

Versie, editie, licentie: drie begrippen die vaak door elkaar lopen

In gesprekken met leveranciers worden drie dingen gemengd die niet hetzelfde zijn.

• De versie is de releasegeneratie van de software, zoals 9.3 of 10.0. Zij bepaalt functies, ondersteunde databaseplatformen en de onderhoudsperiode.
• De buildstand is het niveau binnen een versie, bepaald door de feature packages en support packages die zijn geïnstalleerd.
• De uitvoering gaat over het databaseplatform en de plek waar het systeem draait: bij u op een eigen server, bij een hostingpartij of in de cloud. Daarover leest u meer op de pagina over SAP Business One in de cloud.

Als u het over "edities van SAP Business One" heeft, ligt de nuance dus meestal bij de uitvoering en bij de licentieafspraken, niet bij een apart softwarepakket met een ander kernpakket aan functies. SAP positioneert Business One als één product voor het mkb. De gebruikers- en licentievorm bespreekt u met uw integrator; de bedragen staan niet in dit artikel, want ze hangen af van het aantal gebruikers en de scope. Een eerste kader vindt u bij de prijzen van SAP Business One.

Wat SAP zelf publiceert is wél concreet over versies en onderhoud. Dat is de basis voor de rest van deze pagina.

Welke versies zijn er en welke worden nog ondersteund?

Volgens de onderhoudspagina van SAP is versie 10.0 de versie die momenteel in standaardonderhoud zit, tot 31 december 2028 (de datums kunnen wijzigen). De versies 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 en 9.3 hebben hun periode van standaardonderhoud afgerond.

Let op: een afgerond standaardonderhoud wil niet zeggen dat uw systeem ophoudt te werken. Het betekent wel dat SAP geen correcties of beveiligingsfixes meer levert voor die versie, en dat nieuwe wettelijke aanpassingen daar niet meer in komen. In Nederland raakt dat direct de onderwerpen die uw boekhouder en accountant belangrijk vinden, zoals de btw-aangifte vanuit uw ERP en e-factureren.

Wat is de dichtstbijzijnde "nieuwste versie" van SAP Business One?

De vraag naar de laatste versie van SAP Business One heeft twee lagen.

1. Het versienummer. Dat is op dit moment 10.0. SAP schrijft op de onderhoudspagina alleen dat versie 11 na versie 10 komt. Een releasedatum of functielijst noemt SAP daar niet, dus nemen wij die ook niet op.
2. De buildstand binnen die versie. Sinds versie 10.0 van april 2020 levert SAP innovatie doorlopend aan met cumulatieve feature packages. Die bevatten nieuwe functies, correcties, beveiligingsfixes en wettelijke updates. De interfaces blijven stabiel tussen de hoofdversie en de feature packages, wat het risico voor koppelingen en add-ons beperkt.

Een bedrijf dat "gewoon 10.0" draait, kan dus ver achterlopen op een bedrijf dat dezelfde hoofdversie draait maar de feature packages netjes bijhoudt. Vraag uw integrator altijd naar de exacte buildstand, niet alleen naar het versienummer.

Feature packages, support packages, patches en hotfixes

SAP maakt een duidelijk onderscheid tussen vier soorten updates. Wie ze verwart, installeert vaak te weinig of te veel.

Voor oude feature packages, support packages, patches of hotfixes levert SAP geen correcties of beveiligingsfixes meer. Wie jarenlang niets bijwerkt, bouwt dus een technische en juridische achterstand op, ook binnen een versie die formeel nog ondersteund wordt.

Hoe lang loopt het onderhoud? De regel van SAP

SAP hanteert een eenvoudige regel: per versiefamilie van SAP Business One geldt ten minste vijf jaar standaardonderhoud, gerekend vanaf de algemene beschikbaarheid van de hoofdversie (x.0). Functionele leveringen die daarna volgen, vallen binnen dezelfde onderhoudsperiode.

Voor uw planning is dat handiger dan het klinkt:

• U kent de einddatum van tevoren. Een versie die de einddatum nadert, geeft u een natuurlijk moment om een upgrade of migratie in te plannen.
• Latere releases binnen de familie verlengen de levensduur niet. Wie 10.0 draait, moet de einddatum van die familie in de gaten houden, ook al installeert u nog feature packages.
• De datums staan onder voorbehoud. SAP vermeldt zelf dat ze kunnen wijzigen. Neem ze op als planningsbasis en toets ze periodiek aan de officiële pagina.

Upgraden: wanneer, en hoe?

Het juiste moment

Een upgrade is zinvol wanneer minstens één van deze situaties speelt:

• uw versie of familie heeft het standaardonderhoud afgerond;
• u mist wettelijke updates die uw administratie raken, zoals aanpassingen voor Peppol of de auditfile;
• uw integrator of een add-on leverancier ondersteunt uw huidige build niet meer;
• u wilt een nieuwe functie uit een recent feature package gebruiken;
• uw accountant of IT-beheerder meldt een beveiligingsrisico op een verouderde build.

Een boekjaarwissel is zelden een goed moment. Plan een upgrade liever in een rustige periode, buiten de btw-aangiftetermijnen en buiten de jaarafsluiting.

De route

SAP ondersteunt directe versie-upgrades alleen tussen opeenvolgende versies, bijvoorbeeld van 9.3 naar 10.0. Wie op een oudere versie zit, doorloopt meerdere stappen of kiest voor een bredere migratie. Het verschil tussen die twee uitleggen we op de pagina over migratie naar of binnen SAP Business One.

Een gezond upgradetraject bevat in elk geval:

1. een inventarisatie van maatwerk, add-ons, rapporten en koppelingen;
2. een test in een kopie van de productieomgeving, met echte gegevens en echte scenario's;
3. een acceptatie door de afdeling financiën en inkoop, niet alleen door IT;
4. een terugvalplan met een back-up die u daadwerkelijk heeft teruggezet;
5. een korte instructie voor gebruikers, aangezien schermen en menu's kunnen veranderen.

Wat kost het?

Klanten met een geldig onderhoudscontract krijgen de versie-upgrades van SAP kosteloos. De kosten zitten dus niet in de software, maar in het project eromheen: testen, het omzetten van maatwerk, het controleren van koppelingen en het inwerken van gebruikers. Hoe zwaar dat project is, hangt af van hoeveel u in de loop der jaren heeft aangepast. Het contract zelf en de afspraken over support en onderhoud bepalen wie in uw situatie welke uren doet.

Wat betekent dit voor een Nederlands mkb-bedrijf?

SAP geeft aan dat SAP Business One in een groot aantal landen wordt gebruikt, in 28 talen en met 50 landlocalisaties, en verspreid wordt via 850 partners. Voor Nederland is vooral de lokale laag van belang: de rapportage voor de btw, de aanlevering van gegevens aan de Belastingdienst en de uitwisseling van facturen. Die laag wordt bijgewerkt via de wettelijke updates in de feature packages en support packages. Een achtergebleven build kan op dit punt ineens een bedrijfsrisico worden, terwijl het scherm er nog precies hetzelfde uitziet.

Daarom raden wij aan om de versiepolitiek vast te leggen in uw afspraken met de integrator:

• wie bewaakt de onderhoudsdatums van uw versiefamilie;
• hoe vaak worden feature packages en support packages geïnstalleerd, en wie test ze;
• wat gebeurt er met add-ons van derden bij een upgrade;
• wie betaalt wat bij een versiesprong over meerdere stappen.

Hoe u een partij kiest die dit serieus neemt, leest u in ons artikel over het kiezen van een SAP Business One-integrator. Meer over de Nederlandse context vindt u op de pagina SAP Business One in Nederland.

Versie als onderdeel van een bredere keuze

De versie is zelden de beslissende vraag bij een ERP-keuze, maar ze is wel een goede graadmeter voor hoe een leverancier of integrator met onderhoud omgaat. Vergelijkt u SAP Business One met andere pakketten, kijk dan niet alleen naar functies, maar ook naar hoe updates worden geleverd en wat ze u kosten. De vergelijking met Microsoft Dynamics 365 Business Central is daarvoor een nuttig vervolg, net als de pagina over alternatieven voor SAP Business One.

Staat u aan het begin van een traject, dan helpt de pagina over de implementatie van SAP Business One bij het bepalen van een logische volgorde. En wilt u weten welke onderdelen er in het pakket zitten, bekijk dan de modules van SAP Business One.

Een korte checklist voor uw eigen situatie

Voordat u een gesprek met een integrator aangaat, helpt het om vijf dingen op papier te hebben:

1. Welke versie draait er nu, en welke buildstand?
2. Op welk databaseplatform en op welke plek draait het systeem?
3. Welke add-ons, koppelingen en rapporten zijn afhankelijk van die versie?
4. Wanneer heeft u voor het laatst een volledige terugzet-test gedaan?
5. Welke wettelijke aanpassingen verwacht u de komende periode te moeten verwerken?

Met die antwoorden kan een integrator in korte tijd inschatten of een eenvoudige update volstaat, of dat een grotere stap, eventueel via meerdere tussenversies, de verstandigste keuze is. Dat is precies het gesprek waarbij wij u kosteloos met een geschikte partij in contact brengen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.