SAP Business One of een andere ERP? Zo weegt u de alternatieven

Waarom bedrijven naar een alternatief voor SAP Business One kijken

Wie een alternatief voor SAP Business One zoekt, zit zelden met een kapot pakket. Meestal is er een concrete aanleiding: een nieuwe financiële afdeling die met een ander systeem wil werken, een overname, een controller die de rapportages te zwaar vindt, of een accountant die liever binnen het eigen pakket blijft. Ook een offerte die hoger uitvalt dan verwacht zet bedrijven aan het vergelijken.

Het is verstandig om die aanleiding eerst scherp te formuleren. Een ERP kiezen op basis van een vaag gevoel leidt tot een lange selectie zonder uitkomst. Noteer wat u mist, wat u wilt behouden en wat u nooit meer wilt hebben. Pas daarna heeft een vergelijking tussen SAP Business One en zijn concurrenten zin.

Wanneer SAP Business One de juiste keuze is

SAP Business One is bedoeld voor kleine en middelgrote ondernemingen. SAP Learning omschrijft het als een oplossing met een snelle invoering, een beheersbare kostenopbouw en een eenvoudige ingebruikname. Het pakket dekt de kernprocessen: financiën, verkoop, inkoop, voorraad en, afhankelijk van de inrichting, productie.

Een paar cijfers van SAP zelf geven de omvang aan. SAP meldt meer dan 83 000 klanten en 1,2 miljoen gebruikers. Het pakket wordt in meer dan 170 landen gebruikt, en SAP werkt via 850 partners met meer dan 500 sector- en landenspecifieke uitbreidingen. Die cijfers zijn marketingmateriaal van de leverancier, maar ze laten zien dat er een brede partnerstructuur bestaat waarop een Nederlandse implementatie kan leunen.

SAP Business One past doorgaans goed in deze situaties:

• Handels- en productiebedrijven die voorraad, inkoop en verkoop in één systeem willen beheren en daarbij een implementatie door een gespecialiseerde partner accepteren.
• Dochterondernemingen van een groep die al met SAP werkt en een lichte vestiging willen aansluiten.
• Organisaties met specifieke wensen, waarvoor maatwerk binnen SAP Business One of een van de uitbreidingen uit het partnernetwerk beschikbaar is.
• Bedrijven die internationaal willen groeien en een systeem zoeken dat in veel landen beschikbaar is.

Lees voor de details ook de pagina over de modules van SAP Business One en de pagina over de versies en edities.

Wanneer u beter ergens anders kunt kijken

Er zijn situaties waarin een ander pakket logischer is. Dat zegt niets over de kwaliteit van SAP Business One; het gaat om passendheid.

Uw bedrijf is vooral een dienstverlener. Als uw omzet uit uren, projecten en abonnementen komt en voorraad nauwelijks speelt, is een ERP die vanuit de administratie en HR is opgebouwd vaak natuurlijker. Denk aan AFAS of Exact Online.

U werkt al diep in Microsoft. Bij een omgeving van Microsoft 365, Teams en Power BI kan Microsoft Dynamics 365 Business Central prettiger aansluiten, omdat de gebruiker in vertrouwde schermen werkt.

U wilt veel zelf configureren. Odoo is modulair opgebouwd en kent een open-sourcevariant. Dat geeft vrijheid, maar vraagt ook discipline bij de inrichting en een partner die dat beheer serieus neemt.

U heeft meerdere entiteiten en een internationale structuur. Oracle NetSuite is cloudgeboren en richt zich op groeiende organisaties met meerdere vennootschappen. Dat vraagt wel een andere budgetorde en een andere projectaanpak.

Uw boekhouder of accountant werkt in een ander pakket. In Nederland speelt de samenwerking met de accountant een grote rol bij het jaarwerk, de btw-aangifte en de auditfile. Een ERP dat in het kantoor van uw accountant al bekend is, scheelt tijd.

De alternatieven kort besproken

Odoo

Odoo is een modulair ERP-platform met een brede set toepassingen, van CRM en verkoop tot voorraad en productie. Het onderscheidt zich door de open-sourcebasis en de flexibiliteit. Of dat een voordeel is, hangt af van uw organisatie: een bedrijf met een sterke eigen regie kan veel halen uit die vrijheid, een bedrijf dat vooral een vast kader wil kan zich er verloren in voelen. Een uitgebreide uitleg vindt u op de pagina over Odoo. De directe vergelijking staat in Odoo vs SAP Business One.

Exact Online

Exact Online is een cloudoplossing met een sterke positie in het Nederlandse mkb en een nauwe band met de boekhoudpraktijk. Veel boekhouders en accountants kennen het pakket goed, wat de samenwerking rond de btw-aangifte en de jaarrekening vereenvoudigt. Het is vooral aantrekkelijk voor bedrijven die administratief willen groeien en een duidelijke koppeling met hun accountant waarderen. Meer leest u op de pagina over Exact Online.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business Central is Microsofts ERP voor het mkb en is zowel in de cloud als on-premise te gebruiken. De kracht zit in de integratie met de rest van het Microsoft-landschap. Voor wie SAP Business One naast Business Central legt, is de pagina SAP Business One vs Business Central het logische vervolg. Algemene informatie vindt u bij Microsoft Dynamics 365 Business Central.

AFAS

AFAS is een Nederlandse leverancier met een sterke naam in HR, salaris en dienstverlening. Voor organisaties waar mensen en uren de kern vormen, zoals zakelijke dienstverleners, is AFAS vaak een serieuze kandidaat. Voor sterk productiegerichte bedrijven is een zorgvuldige toets van de functionaliteit extra belangrijk. Lees meer op de pagina over AFAS.

Oracle NetSuite

NetSuite is een cloud-ERP voor groeiende organisaties, met nadruk op financiën, meerdere entiteiten en schaalbaarheid. De komende jaren van uw groei bepalen of die opzet bij u past. De vergelijking met Business Central vindt u onder NetSuite vs Business Central, en de leveranciersoverzichtspagina is Oracle NetSuite.

Samenvattend overzicht per criterium

De tabel hieronder is een kwalitatieve schets. Er staan bewust geen scores in: de uitkomst hangt af van uw situatie en van de partner die het project uitvoert.

Zo maakt u de vergelijking praktisch

Een goede vergelijking begint niet bij de leverancier, maar bij uw eigen processen. Dit zijn de stappen die we in de praktijk zien werken:

1. Leg uw kernprocessen vast. Van offerte tot factuur, van inkoop tot betaling, van productieorder tot nacalculatie. Zie ook de gids voor het programma van eisen.
2. Bepaal de wettelijke eisen. Voor Nederland betekent dat onder meer e-factureren via Peppol, de btw-aangifte en de auditfile. Lees de gids over wettelijke verplichtingen en die over e-factureren in uw ERP.
3. Controleer koppelingen. Webshop, bank, logistiek en uw boekhouder moeten kunnen aansluiten. De integraties van SAP Business One laten zien wat daarvoor beschikbaar is.
4. Vraag om een demonstratie op uw eigen scenario. Een standaarddemo bewijst weinig. Laat een leverancier uw lastigste proces doorlopen.
5. Vergelijk de totale kosten. Licenties, implementatie, hosting, support en training. De pagina over de prijzen van SAP Business One helpt bij het lezen van een offerte.

De rol van de partner

Het product is zelden de beslissende factor. In veel mislukte trajecten ligt de oorzaak bij onvoldoende afstemming tussen wat het bedrijf nodig heeft en wat de partner heeft ingericht. Dat geldt voor SAP Business One, maar net zo goed voor alle alternatieven. Een partner die uw sector kent, referenties in uw omvang heeft en bereid is uw proces kritisch door te nemen, is meer waard dan een mooi ogende demo.

Let daarom op het volgende:

• Heeft de partner ervaring met bedrijven als het uwe, bijvoorbeeld in uw sector?
• Hoe is de nazorg geregeld, zie support en onderhoud?
• Wie verzorgt de training van uw medewerkers?
• Kunt u met uw regio werken? Partners zijn vaak verspreid over provincies als Noord-Brabant, Zuid-Holland en Gelderland.

Voor een eerste inschatting van het kiezen van een partner kunt u de gids over het kiezen van een ERP-integrator en de pagina over het kiezen van een SAP Business One-integrator lezen. Wij zijn niet gelieerd aan een softwareleverancier. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past; de integrator voert het project uit.

Overstappen vanuit SAP Business One

Zit u al op SAP Business One en overweegt u een overstap? Dan gaat het om een migratieproject. Stamgegevens, openstaande posten en voorraadstanden zijn meestal goed over te zetten. Moeilijker zijn de historie, de eigen rapporten en aanpassingen die in de loop der jaren zijn gebouwd. Een audit van uw bestaande SAP Business One-omgeving laat zien wat u werkelijk gebruikt en wat u kunt schrappen, en dat maakt een eventuele migratie eenvoudiger. Meer over de aanpak leest u in de gids voor ERP-migratie en op de pagina over migratie van SAP Business One.

Soms blijkt na zo'n audit dat blijven de beste keuze is. Een omgeving die slecht is ingericht, wordt niet vanzelf beter door een nieuw pakket; dezelfde fouten verhuizen dan mee. Zie ook de veelgemaakte fouten bij ERP-projecten.

Zo komt u tot een keuze

Begin met een korte lijst van twee of drie kandidaten, niet met alle zes. Leg die naast uw eisen, en vraag een partner per pakket om een voorstel op dezelfde scope. Gebruik de vergelijkingen op ons platform als achtergrond en lees de gids over het kiezen van een ERP als u het hele traject wilt overzien. Wilt u hulp bij de shortlist, dan legt de pagina hoe het werkt uit hoe de kosteloze koppeling met een integrator verloopt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.