Overstappen op SAP Business One: zo verloopt de migratie

Een migratie naar SAP Business One is zelden een technisch probleem alleen. Het is een bedrijfskundig project waarbij u beslist welke gegevens uw nieuwe administratie mogen bevolken, hoe u de overstap laat verlopen en wat u doet als het misgaat. Wie vanuit Excel, een boekhoudpakket of een verouderd ERP naar SAP Business One wil, of wie een bestaande installatie naar een nieuwere versie tilt, doorloopt in de kern dezelfde stappen. Deze pagina behandelt beide situaties, met het oog op de Nederlandse praktijk van mkb-bedrijven met een boekhouder of accountant die meekijkt.

Twee soorten migratie, twee soorten vragen

Als mensen zoeken naar "passen naar SAP Business One" of een "migratie naar SAP Business One", bedoelen ze verschillende dingen. Het is verstandig om dat vooraf scherp te hebben, want de risico's verschillen.

De rest van dit artikel behandelt eerst de overstap naar SAP Business One en daarna de upgrade tussen versies.

Wat SAP zelf voorziet voor gegevensmigratie

In de implementatiemethodiek van SAP komt de migratie van gegevens uit het oude systeem aan bod in de realisatiefase van het project. Onder de hulpmiddelen van de methodiek staat een gids voor gegevensmigratie. Dat is een belangrijk signaal: SAP behandelt migratie als een vaste werkstroom binnen het project, niet als een bijzaak die na de inrichting nog even wordt afgehandeld.

Praktisch betekent dit dat uw integrator de migratie in zijn projectplan opneemt, met een eigen taakverdeling, eigen testmomenten en een eigen opleverdocument. Controleer bij de offerte dat dit er staat. Een offerte die alleen "import van gegevens" noemt zonder te zeggen om welke gegevens het gaat, is een waarschuwingsteken. Meer over de opzet van het geheel leest u op de pagina over de implementatie van SAP Business One, en wat zo'n project kost, hangt sterk af van het migratiewerk.

Welke gegevens neemt u mee?

De verleiding is groot om alles mee te nemen: "het zit toch in het systeem". Dat is zelden slim. Elke gegevenssoort die u meeneemt, moet worden schoongemaakt, omgezet, ingeladen en gecontroleerd. Maak dus een bewuste keuze.

Stamgegevens: de kern

Stamgegevens zijn de gegevens waar alles omheen draait:

• relaties (klanten en leveranciers) met adressen, betaalvoorwaarden en btw-nummers;
• artikelen met eenheden, groepen en inkoop- en verkoopprijzen;
• het grootboekschema en de bijbehorende rekeninggroepen;
• stuklijsten en routings, als u produceert;
• magazijnen en locaties.

Dit zijn de gegevens die u zeker meeneemt. Zonder correcte stamgegevens kunt u op de eerste dag geen order invoeren.

Openingsstanden en openstaande posten

Voor de boekhouding hebt u openingsbalans, openstaande debiteuren en crediteuren en de actuele voorraadwaarde nodig. Hier komt uw boekhouder of accountant kijken: de saldi in SAP Business One moeten sluiten met wat in het oude systeem op de overgangsdatum is vastgelegd. De uitgangspunten voor de financiële inrichting vindt u bij boekhouding en financiën in SAP Business One.

Historie: bewust kiezen

Historische transacties meenemen is duur en voegt zelden iets toe. Een nuttige vuistregel: neem mee wat u operationeel nodig hebt om te werken (bijvoorbeeld de afgelopen orderhistorie van lopende klanten voor prijsafspraken), en archiveer de rest. Voor de fiscale bewaarplicht en vragen van de Belastingdienst moet u uw administratie kunnen raadplegen. Bewaar daarom het oude systeem alleen-lezen of exporteer een auditfile van de afgesloten jaren, en leg vast waar die staat. Overleg met uw accountant hoe lang en in welke vorm.

Gegevens opschonen voor het inladen

Opschonen is het werk dat bijna altijd wordt onderschat. Het gebeurt in uw eigen organisatie, niet bij de integrator, want alleen u weet welke klant al jaren niet meer actief is.

1. Dubbelen samenvoegen. Dezelfde klant onder twee namen, dezelfde leverancier met een oud en een nieuw adres.
2. Verouderde records opruimen. Artikelen die u niet meer verkoopt, relaties zonder activiteit, oude kostenplaatsen.
3. Velden normaliseren. Landcodes, postcodes, rechtsvormen, eenheden (stuk, doos, pallet) en betaalvoorwaarden consistent maken.
4. Verplichte velden vullen. Btw-instellingen, KvK-nummer en IBAN horen niet leeg te zijn als u elektronisch wilt factureren.
5. Eén unieke sleutel kiezen. Dat voorkomt dat bij een tweede inlaadronde records dubbel worden aangemaakt.

Vooral het elektronisch factureren verdient aandacht. Als u via Peppol wilt verzenden of ontvangen, moeten uw relatiegegevens op orde zijn voordat u ze inlaadt. Lees hierover meer in onze gids over e-factureren in een ERP-systeem.

Proefmigraties: net zo vaak als nodig

Laad gegevens nooit in één keer en voor het eerst op de dag van de overstap. De gebruikelijke aanpak is een reeks proefmigraties:

• een eerste proefmigratie om te zien welke records worden afgewezen en waarom;
• een tweede met opgeschoonde brondata, waarbij de belangrijkste afwijkingen verdwenen zijn;
• een generale repetitie die de echte bascule tot in detail naloopt, inclusief de tijdsduur van elke stap.

Na elke ronde controleert u niet alleen of "alles erin zit", maar ook of de totalen kloppen: saldi, aantallen, voorraadwaarde, openstaande posten. Laat een medewerker van de financiële afdeling de saldi tekenen en een medewerker van het magazijn de voorraad. Een controle door alleen de integrator is niet voldoende; die kent uw bedrijf niet.

Bascule: wanneer en hoe

De bascule is het moment waarop het oude systeem stopt en SAP Business One het werkelijke systeem wordt. Er zijn twee hoofdroutes.

Kies de overgangsdatum rond een natuurlijk administratief breekpunt. Veel bedrijven kiezen het begin van een boekjaar of een periode waarin de btw-aangifte net is afgerond, zodat de saldi op de overgangsdatum eenvoudig te verantwoorden zijn. Houd rekening met de btw-aangifte vanuit uw ERP-systeem: de eerste aangifte uit het nieuwe systeem moet kloppen, dus test die vooraf met echte gegevens.

Zorg verder dat de koppelingen met omringende systemen klaarstaan op de dag van de bascule: webshop, bank, EDI, vervoerders. Voor de technische kant hiervan, zie integraties met SAP Business One.

Testen voor de bascule

Een migratie die technisch slaagt maar bedrijfsmatig niet werkt, is geen geslaagde migratie. Test daarom langs de werkelijke processen, niet langs losse schermen:

• van offerte naar order, levering, factuur en betaling;
• van inkooporder naar ontvangst, factuurcontrole en betaling;
• een maandafsluiting inclusief btw-aangifte;
• rapportages die uw directie en accountant gebruiken;
• rollen en rechten: ziet iedere gebruiker alleen wat hij nodig heeft?

Laat de testen uitvoeren door de mensen die er straks dagelijks mee werken. Zij vinden de afwijkingen die een projectleider over het hoofd ziet. Schrijf per test op wat het verwachte resultaat is, en leg de uitkomst vast.

Het terugvalplan

Een terugvalplan is onaantrekkelijk om te schrijven, maar onmisbaar. Het beantwoordt vier vragen:

1. Wanneer beslist u? Spreek een uiterste beslismoment af, met criteria zoals sluitende saldi en geslaagde kernprocessen.
2. Wat is het vangnet? Een volledige, geteste back-up van het oude systeem en van de eerste versie van het nieuwe.
3. Wat gebeurt er met reeds ingevoerde transacties? Besluit vooraf of ze worden overgetypt, geïmporteerd of vervallen.
4. Wie communiceert? Klanten, leveranciers en bank moeten weten wat ze kunnen verwachten.

Als het plan nooit wordt gebruikt, heeft het zijn werk toch gedaan: het dwingt u tot een gedisciplineerde voorbereiding.

Migreren tussen versies van SAP Business One

Bestaande gebruikers hebben een andere vraag: moeten we upgraden, en hoe? De feiten die SAP daarover publiceert zijn eenduidig en praktisch.

Wat SAP beweert over onderhoud

SAP garandeert minstens vijf jaar standaardonderhoud per versiefamilie, gerekend vanaf de algemene beschikbaarheid van de hoofdversie (x.0). Volgens de onderhoudspagina van SAP staat versie 10.0 in standaardonderhoud tot en met 31 december 2028, onder voorbehoud van wijzigingen. De versies 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 en 9.3 hebben hun standaardonderhoud afgerond. Voor versie 11 vermeldt SAP alleen dat die op versie 10 volgt; er staat geen datum bij. Plan dus niet op een onbekende datum.

Hoe SAP updates levert

Sinds versie 10.0 uit april 2020 levert SAP vernieuwingen doorlopend via cumulatieve feature packages. Die bevatten nieuwe functies, correcties, beveiligingsupdates en wettelijke aanpassingen, en de interfaces blijven stabiel tussen de hoofdversie en de feature packages. SAP onderscheidt daarnaast support packages, cumulatieve patches (voor SAP Business One Cloud en verwante producten) en hotfixes. Hotfixes zijn tijdelijke oplossingen buiten de gewone cyclus. Voor oudere feature packages, support packages, patches of hotfixes levert SAP geen correcties of beveiligingsupdates meer. Wie jarenlang niets bijwerkt, loopt dus een reëel risico.

Directe en indirecte routes

Directe upgrades worden alleen ondersteund tussen opeenvolgende versies, zoals van 9.3 naar 10.0. Staat u verder terug, dan zijn meerdere stappen nodig. Dat maakt een upgrade van een oude installatie een klein project op zich, met testronden per tussenstap. Gebruikers met een geldig onderhoudscontract krijgen de versie-upgrades overigens kosteloos van SAP; uw kosten zitten dus in het werk van de integrator, het testen en de aanpassing van add-ons. Meer over de versielijn vindt u bij versies en edities van SAP Business One, en over de doorlopende zorg bij support en onderhoud.

Upgrade-checklist

• Inventariseer alle add-ons, koppelingen en eigen rapporten en vraag de leverancier of ze de doelversie ondersteunen.
• Maak een kopie van de productieomgeving en voer de upgrade eerst daar uit.
• Laat gebruikers de kernprocessen in die kopie testen.
• Leg een datum vast buiten uw drukste periode, zoals de btw-aangifte of de jaarafsluiting.
• Houd een terugvalplan klaar, met een back-up van vóór de upgrade.

Staat u voor een overname van een bestaande installatie die niemand goed kent, dan helpt een eerste audit en projectovername om te weten waar u staat voordat u migreert.

Veelgemaakte fouten

• Te laat beginnen met opschonen. De brondata worden pas in de laatste weken aangepakt, waardoor de proefmigraties geen betrouwbaar beeld geven.
• Alles meenemen. Jarenlange historie en inactieve records vertragen de migratie en maken het nieuwe systeem onoverzichtelijk.
• Geen eigenaar aan uw kant. Zonder een interne verantwoordelijke voor de gegevens blijven keuzes liggen.
• Saldi niet laten tekenen. Verschillen komen pas aan het licht bij de eerste btw-aangifte of jaarrekening.
• Geen oefening van de bascule. De generale repetitie laat zien hoe lang de overgang werkelijk duurt.
• Add-ons vergeten. Een koppeling of extensie van een derde werkt niet automatisch met een nieuwe versie.
• Geen terugvalplan. Zonder plan wordt een probleem op de eerste dag een crisis.

Dezelfde valkuilen komen terug in onze algemene gids over ERP-migratie, die ook los van SAP Business One bruikbaar is.

Hoe vindt u een integrator voor de migratie?

Migratie is een vak op zich. Vraag een integrator naar vergelijkbare overstappen vanuit uw huidige systeem, naar de manier waarop hij proefmigraties inricht en naar wie bij hem de saldi controleert. Vraag ook om een plan met de verantwoordelijkheden aan beide kanten. Wij bemiddelen gratis en zonder verplichtingen: u beschrijft uw situatie, wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past. Het project zelf voert die integrator uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.