Productie in SAP Business One: wat het kan en waar u een partner voor nodig hebt

Wie zoekt naar een GPAO met SAP Business One wil weten of één systeem de hele keten kan dragen: van offerte en inkoop tot productie, voorraad en facturatie. In Nederland wordt dit pakket vooral gekozen door mkb-bedrijven die uit losse boekhoud- en Excel-oplossingen groeien en meer grip willen op wat ze maken, wat het kost en wanneer het klaar is. Op deze pagina leest u wat SAP Business One productie in de praktijk inhoudt, wat standaard is en waar een partneroplossing of maatwerk aan te pas komt.

Wat bedoelen we met GPAO?

GPAO is de Franse term voor wat we in Nederland meestal productiebeheer of productieplanning noemen: het geheel van stuklijsten, routings, productieorders, materiaalplanning en terugmelding. In een modern ERP zit dat niet los van de rest. Een productieorder verbruikt voorraad, gebruikt inkoop en eindigt in een verkoopbare artikel­voorraad met een kostprijs die in de financiële administratie terechtkomt.

Dat is ook het belangrijkste argument voor een geïntegreerde aanpak. Wie productie in een apart pakket draait, moet voorraad, kostprijs en orderstatus tussen systemen overdragen. Eén ERP voorkomt dubbele invoer en tegenstrijdige cijfers. Meer over die basis leest u in onze gids wat is een ERP-systeem.

Wat zegt SAP zelf over productie in Business One?

SAP positioneert Business One als oplossing voor kleine en middelgrote ondernemingen, met als belofte een snelle implementatie, beheersbare kosten en een eenvoudige ingebruikname. Volgens SAP Learning bestrijkt het pakket financiën en boekhouding, verkoop en inkoop, voorraadbeheer, productie met materiaalbehoeftenplanning (MRP), klant- en leveranciersrelaties, servicebeheer, projectbeheer, rapportage en analyse.

Productie met MRP is dus een onderdeel van de standaard. Dat is een belangrijk onderscheid met pakketten die vooral boekhouding en handel dekken en voor productie op een aparte module of een extern product leunen. Een overzicht van de onderdelen vindt u op de pagina over de modules van SAP Business One.

Wat u in de productieketen mag verwachten

Stuklijsten en artikelstructuur

Alles begint met de stuklijst: welke grondstoffen, halffabricaten en handelingen horen bij een eindproduct. SAP Business One ondersteunt productstructuren waarin een eindproduct uit meerdere niveaus kan bestaan. Het loont om vooraf te bepalen hoe gedetailleerd u wilt registreren. Een te fijne structuur maakt de administratie zwaar, een te grove structuur maakt de kostprijs onbetrouwbaar.

Productieorders

Een productieorder koppelt een te maken hoeveelheid aan een stuklijst. Het systeem reserveert of verbruikt de benodigde materialen en boekt het eindproduct in voorraad wanneer de order is afgerond. Voor een mkb-fabrikant die voorraad- en kostprijsinformatie in dezelfde omgeving wil, is dit de kern.

Planning met MRP

De MRP-functie vertaalt vraag uit verkooporders en prognoses naar voorstellen voor inkoop en productie, rekening houdend met de actuele voorraad. U beoordeelt de voorstellen en zet ze om in orders. De uitkomst is zo goed als de gegevens eronder: correcte stuklijsten, kloppende levertijden en actuele voorraadstanden. Dat raakt direct de inkoopkant, die we uitwerken in voorraad en inkoop in SAP Business One.

Kostprijs en financiële koppeling

Omdat financiën in hetzelfde pakket zitten, loopt de waarde van grondstoffen en bewerkingen door naar de balans en resultatenrekening. Voor uw boekhouder of accountant is dat prettig: de voorraadwaardering is te herleiden tot de onderliggende orders in plaats van tot een handmatige Excel-afstemming.

Wat is standaard en wat vraagt een extra oplossing?

Hier zit het grootste risico op teleurstelling. Een standaardproductiemodule dekt een duidelijk afgebakend proces. Zodra uw bedrijf zwaardere eisen stelt, komt de vraag of dat in het kernpakket zit of via een partneroplossing moet. SAP geeft aan dat Business One via een partnernetwerk wordt verdeeld, met een groot aanbod aan sector- en landspecifieke extensies. Dat is een kracht, maar het betekent ook dat u per wens moet vragen waar die vandaan komt.

Bij elke regel in deze tabel geldt: laat de integrator het aan de hand van uw eigen proces laten zien, niet met een algemene demo. Wat standaard is in de ene versie of configuratie kan in een andere variant anders liggen, dus vraag ook naar de versies en edities.

Planning, onderaanneming en kwaliteit in de praktijk

Planning

Veel mkb-fabrikanten hebben genoeg aan een materiaalplanning die zegt wat er besteld en gemaakt moet worden, aangevuld met een bewaakte orderstatus. Wie daarnaast machines of werkplekken wil beplannen op beschikbare capaciteit, moet vooraf duidelijk maken hoe fijn die planning moet zijn. Een planner die elke dag wijzigingen verwerkt, heeft andere behoeften dan een bedrijf dat wekelijks een vast programma draait.

Onderaanneming

In Nederland werken veel maakbedrijven met gespecialiseerde partijen voor coaten, lassen, verspanen of verpakken. Het gaat om de vraag hoe u materiaal uitgeeft, de waarde bijhoudt terwijl het buiten de deur is en de bewerking als kostenpost terugboekt. Dit is een proces dat u het best op papier zet voordat u gaat configureren, zodat de integrator kan aangeven wat standaard kan en wat extra werk is.

Kwaliteit en traceerbaarheid

Voor voedings-, medische en technische sectoren is traceerbaarheid vaak een harde eis van afnemers of toezichthouders. Het gaat dan om de vraag welke partij grondstof in welk eindproduct is verwerkt en naar welke klant het is gegaan. Beschrijf uw situatie concreet in het programma van eisen en toets die met een testscenario. Hoe u dat opstelt, staat in onze gids over het programma van eisen voor ERP.

Onderhoud

Onderhoud aan machines wordt in veel bedrijven nog in een eigen lijst of een apart pakket bijgehouden. Dat kan prima blijven zo, mits er een koppeling is voor stilstand, onderdelenverbruik of kosten. Spreek af welke gegevens echt in het ERP moeten staan, en laat de rest buiten de scope.

Voor welke fabrikanten past SAP Business One?

SAP Business One past meestal goed bij:

• mkb-fabrikanten met stuklijsten van beperkte tot gemiddelde complexiteit, die orders, inkoop, voorraad en financiën in één omgeving willen;
• bedrijven die van een boekhoudpakket met losse Excel-planning naar een geïntegreerd systeem groeien;
• handels- en productiebedrijven met een mix van doorverkoop en eigen assemblage;
• groeiende ondernemingen met meerdere vestigingen of landen, voor wie het internationale karakter van het pakket telt. SAP meldt dat Business One in meer dan honderdzeventig landen wordt gebruikt, in achtentwintig talen en met vijftig landlokalisaties.

Het past minder goed, of vraagt meer voorbereiding, bij:

• bedrijven met zeer complexe, continue of procesindustrie-achtige productie en veel recepturen;
• organisaties met sterk gereguleerde kwaliteitsstelsels waar volledige validatie en documentatie standaard in het systeem moeten zitten;
• fabrikanten die een zeer fijnmazige werkvloerplanning zonder aanvullende oplossing verwachten;
• situaties waarin vrijwel alle specifieke functies uit maatwerk moeten komen. Dan is het verstandig eerst maatwerk in SAP Business One en de onderhoudslast te beoordelen.

Meer sectorspecifieke achtergrond vindt u op de pagina SAP Business One per sector en in onze gids ERP voor de maakindustrie.

Koppelingen rond de productie

Een fabriek is zelden één systeem. Er zijn vaak koppelingen met een webshop, een CAD- of PLM-pakket, een planningstool, machines of een transportsysteem. In SAP Business One staan daarvoor integratiemogelijkheden en partneroplossingen ter beschikking. Het is verstandig vooraf te bepalen welke koppelingen nodig zijn bij de start en welke later kunnen volgen. Op de pagina over koppelingen met SAP Business One staat hoe u dat aanpakt. Vergeet de Nederlandse administratieve eisen niet: de btw-aangifte, de auditfile en e-factureren via Peppol moeten gewoon kloppen met wat uw productie en verkoop vastleggen.

Hoe pakt u een productieproject aan?

1. Beschrijf uw productieproces in eigen woorden: van order tot levering, inclusief uitzonderingen.
2. Maak een programma van eisen met onderscheid tussen onmisbaar en wenselijk.
3. Laat de integrator uw proces demonstreren met uw eigen artikelen en een representatieve stuklijst, niet met een standaardcasus.
4. Maak per eis duidelijk of het standaard is, een partneroplossing of maatwerk, en wie het onderhoudt.
5. Plan de implementatie in stappen: eerst financiën, voorraad en inkoop, daarna productie, daarna uitbreidingen. Meer over de aanpak leest u bij de implementatie van SAP Business One.

Twijfelt u tussen systemen, dan helpt het om SAP Business One naast een alternatief te leggen. Bekijk daarvoor de vergelijking Odoo en SAP Business One, die ook de productiekant belicht.

Een integrator kiezen die productie begrijpt

Het verschil tussen een geslaagd en een moeizaam productietraject zit zelden in het pakket zelf, maar in de partij die het inricht. Vraag naar ervaring met bedrijven die op uw processen lijken en naar hoe de integrator omgaat met wat buiten de standaard valt. Gebruik daarbij onze checklist integrator voor SAP Business One kiezen.

Wij zijn geen leverancier of integrator. We brengen u kosteloos in contact met een gecertificeerde integrator die past bij uw project en uw sector, en we blijven neutraal tussen de ERP-systemen. De implementatie zelf wordt uitgevoerd door de integrator.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.