SAP Business One in de cloud of op eigen servers: zo kiest u

Wie in Nederland een mkb-bedrijf aanstuurt, krijgt bij een ERP-keuze al snel de vraag: SAP Business One cloud of toch op eigen servers? Het antwoord bepaalt wie de updates uitvoert, hoeveel ruimte u heeft voor maatwerk, waar uw boekhoudgegevens staan en hoe uw kosten verlopen. Deze pagina legt de hostingvormen van SAP Business One uit, zonder verkooppraatje, zodat u de juiste vragen stelt aan een integrator.

Een kanttekening vooraf: wij zijn niet gelieerd aan SAP. ERP Integrator brengt u gratis in contact met een integrator die bij uw project past; die integrator bepaalt samen met u de hostingvorm.

Welke hostingvormen kent SAP Business One?

In de praktijk komt u drie vormen tegen, plus een vierde die alleen voor testen bedoeld is.

1. Gehost bij een partner (cloudabonnement). Een SAP-partner neemt abonnementen af en draait het systeem in een datacenter.
2. On-premise. U installeert het pakket op eigen servers of virtuele machines en beheert het zelf, of laat het beheren.
3. Zelf gekozen publieke cloud. U huurt infrastructuur bij een cloudaanbieder, maar beheert de omgeving zelf. Juridisch is dat on-premise op andermans hardware.
4. Testomgeving via de SAP Cloud Appliance Library. Bedoeld voor tests, evaluaties, ontwikkeling en demonstraties, niet voor uw productie.

De term SaaS wordt in de markt los gebruikt. Wie zoekt naar SAP Business One SaaS vindt aanbod dat varieert van een partnerabonnement tot dienstverlening door een leverancier. Vraag daarom altijd welke constructie er onder de naam schuilgaat, en wie uw contractpartij is.

Het partnermodel: hoe cloudhosting is georganiseerd

In het partnerprogramma van SAP bestaat een model met de naam Run Business One Cloud. Volgens de voorwaarden bestelt de partner bij SAP abonnementen per eindgebruiker, host die in een datacenter en biedt de abonnementsdienst aan in eigen naam, voor eigen risico en tegen eigen prijzen. Dat heeft drie gevolgen voor u als klant.

• Uw contract loopt met de partner. Servicegraad, hersteltijden, prijzen en opzegtermijnen staan in dat contract, niet in een standaardaanbod van de softwareleverancier.
• Prijzen verschillen per aanbieder. Twee partners kunnen voor dezelfde functionaliteit een heel andere totaalprijs hanteren. Op de pagina over prijzen van SAP Business One ziet u welke kostenposten u naast elkaar moet leggen.
• De partner is uw eerste aanspreekpunt. Bij een storing belt u niet naar de softwareleverancier, maar naar de hostingpartij. Leg dat vast in een supportafspraak.

De voorwaarden stellen daarnaast dat de cloudomgeving fysiek in één datacenter wordt opgeslagen en gebruikt, dat dat datacenter niet door de eindgebruiker wordt bezeten of geëxploiteerd, en dat de partner de eindgebruiker geen configuratie- of ontwikkelrechten geeft. Let op: dit zijn voorwaarden uit een regionale versie van het programma uit het verleden. Ze laten zien hoe het model is opgezet, maar uw eigen contract is bepalend. Vraag uw integrator expliciet welke beperkingen er voor u gelden.

Cloud versus on-premise: wat verandert er echt?

Het meest zichtbare verschil is wie het systeem draait. De werkelijke verschillen zitten in vier punten: functionaliteit, updates, aanpassingen en kosten.

Een eerlijke vergelijking kijkt dus niet alleen naar de maandprijs. Wie on-premise kiest, moet servers, besturingssysteem, databasebeheer, beveiliging en vervanging van hardware meerekenen. Wie voor cloud kiest, betaalt die diensten via het abonnement.

Functionaliteit en databaseplatform

Het pakket bestaat in twee varianten naar database: op Microsoft SQL Server en op SAP HANA. Beide varianten kennen eigen demodatabases voor de gelokaliseerde versies, wat laat zien dat SAP ze naast elkaar ondersteunt. Welke databasevariant bij u past, hangt af van uw omvang en uw rapportagebehoefte. Hostingaanbieders kunnen zich op één van beide richten, dus controleer of uw voorkeur beschikbaar is. Meer over uitvoeringen leest u bij versies en edities van SAP Business One.

Updates en versiebeheer

In een gehoste omgeving bepaalt de partner mede wanneer er wordt geüpdatet. Dat scheelt werk, maar u moet zorgen dat uw extensies, rapporten en koppelingen vooraf getest zijn. Bij on-premise bepaalt u zelf het tempo, met het risico dat een omgeving te lang op een oude versie blijft staan. Spreek in beide gevallen een testprocedure af: eerst een kopie van de productiedata, dan pas de echte omgeving.

Maatwerk en koppelingen

Als u maatwerk in SAP Business One of veel integraties met andere systemen nodig heeft, loont het om dit vóór de hostingkeuze uit te vragen. Een partner die geen ontwikkelrechten toekent, kan uw maatwerkplannen belemmeren, terwijl een zorgvuldig ingerichte cloudomgeving juist helpt om koppelingen stabiel te houden. De eis hoort dus in het programma van eisen, niet pas bij de contractonderhandeling.

Gegevenslocatie en privacy in Nederland

Voor een Nederlandse onderneming is de plek waar de gegevens staan geen detail. Zodra persoonsgegevens van klanten, leveranciers of medewerkers in het systeem staan, valt de verwerking onder de AVG en houdt de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht. Stel daarom deze vragen aan elke hostingpartij:

• In welk land en in welk datacenter staan de productiedata en de back-ups?
• Is er een verwerkersovereenkomst, en welke subverwerkers worden ingezet?
• Wie kan vanuit het buitenland op de omgeving inloggen voor beheer?
• Hoe worden gegevens verwijderd of teruggegeven aan het einde van het contract?

Zulke vragen zijn extra relevant als uw boekhouder of accountant toegang heeft tot de omgeving, of als u een auditfile moet kunnen aanleveren. Een huisaccountant wil weten dat de administratie ook na een contractwissel beschikbaar blijft. Voor de fiscale kant, zoals de btw-aangifte, ziet u in onze gids over btw-aangifte met ERP hoe de administratie moet kunnen worden aangeleverd, en de gids over wettelijke verplichtingen beschrijft de bewaar- en controleplicht.

Ter illustratie: voor testomgevingen op de SAP Cloud Appliance Library noemt SAP regio's in andere landen, zoals Parijs, Zürich en Frankfurt, als locatie van het aanbod. Dat toont dat de regiokeuze bij publieke cloudinfrastructuur een bewuste stap is. Het zegt niets over wat uw partner doet; laat de locatie altijd schriftelijk bevestigen.

Testomgevingen: SAP Cloud Appliance Library

SAP biedt de mogelijkheid om SAP Business One via de SAP Cloud Appliance Library te laten draaien in de accounts van Amazon AWS, Microsoft Azure en Google Cloud van een partner, klant of ontwikkelaar. Het is bedoeld voor tests, evaluaties, ontwikkeling en demonstraties. Een apart abonnement van de SAP Store is daarvoor niet nodig. Gebruik dit nadrukkelijk niet als vervanging van een productieomgeving: het is een verkenning, geen hostingcontract.

Daarnaast kan een integrator een proefmaatschappij aanmaken zonder licentiebestand; die werkt een beperkte periode. Zo kunt u de bediening en de belangrijkste processen beoordelen voordat u over hosting beslist. Een demonstratie met uw eigen processen zegt meer dan een algemene presentatie.

Back-ups, herstel en continuïteit

Bij elke hostingvorm moet u de volgende zaken zwart op wit hebben:

• Back-upfrequentie en bewaartermijn, en waar de kopieën staan.
• Herstelproces: wie voert het uit, hoe snel, en wanneer is dit voor het laatst getest?
• Beschikbaarheid: wat is er afgesproken over onderhoudsvensters en verstoringen?
• Uitstapregeling: kunt u uw database in een standaardformaat terugkrijgen als u van partij wisselt?

Bij on-premise is dit uw eigen verantwoordelijkheid en ligt de nadruk op een goed getest herstelplan. Bij cloud is het contractueel geregeld, maar zonder toetsing is een afspraak slechts een belofte. Vraag om een herstelproef vóór de livegang.

Hoe kiest u?

Een bruikbare werkwijze voor een mkb-bedrijf:

1. Breng uw beheercapaciteit in kaart. Heeft u een IT-beheerder of een vaste beheerpartij? Zo niet, dan weegt een gehoste oplossing zwaarder.
2. Leg uw maatwerk- en koppelingsbehoefte vast. Veel eigen ontwikkeling pleit voor een omgeving met ruime rechten.
3. Bepaal uw eisen aan gegevenslocatie en privacy. Laat uw functionaris gegevensbescherming of juridisch adviseur meekijken.
4. Vergelijk de totale kosten over de looptijd. Neem infrastructuur, beheer, licenties en hersteltests mee, niet alleen de abonnementsprijs. Gebruik daarvoor ook de gids over ERP-kosten.
5. Laat twee of drie aanbieders offreren op dezelfde eisen. Dan zijn de voorstellen vergelijkbaar.

Voor een breder kader over de keuze tussen cloud en eigen servers is er ook de gids over cloud-ERP of on-premise. Hoe zo'n traject wordt opgebouwd, staat op de pagina over de implementatie van SAP Business One.

Als u al een ander systeem gebruikt

Komt u van een ander pakket, bijvoorbeeld Exact Online of AFAS, dan is de stap naar SAP Business One ook een overgang van hostingmodel. Beide Nederlandse pakketten worden vooral als clouddienst gebruikt, dus on-premise kan een nieuwe verantwoordelijkheid zijn. Zie ook Exact Online en AFAS om de verschillen in beheer te beoordelen, en de migratiepagina voor SAP Business One voor het overzetten van gegevens.

Wat u vraagt aan een integrator

Het kiezen van de hostingvorm hoort bij het selectiegesprek, niet bij de technische oplevering. Bereid deze vragen voor:

• Welke hostingvormen levert u zelf en welke laat u door derden doen?
• Welke databasevariant raadt u aan voor mijn situatie, en waarom?
• Wie is mijn contractpartij, en wie draagt de verantwoordelijkheid bij een storing?
• Welke rechten krijg ik voor configuratie, rapporten en maatwerk?
• Hoe loopt een verhuizing naar een andere omgeving of partij?

Hoe u een goede partner herkent, leest u in de gids over het kiezen van een ERP-integrator en in het overzicht integrator kiezen voor SAP Business One. Wilt u ook weten hoe de mogelijkheden zich verhouden tot andere systemen? Bekijk dan SAP Business One naast Business Central.

Samengevat

SAP Business One cloud is geen eigen product, maar een manier van leveren: een partner host het systeem en biedt het als abonnement aan. On-premise geeft u meer vrijheid en meer verantwoordelijkheid. Testomgevingen op een publieke cloud zijn voor verkenning bedoeld. De juiste keuze volgt uit uw beheercapaciteit, uw maatwerk, uw privacyeisen en uw totale kosten. Zet die vier punten op papier voordat u offertes opvraagt, en laat de hostingafspraken, de gegevenslocatie en het herstelproces schriftelijk vastleggen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.