SAP Business One leren: training voor key users en eindgebruikers

Een goed ingericht systeem levert pas iets op als mensen het ook gebruiken zoals bedoeld. Bij een training SAP Business One gaat het daarom om twee dingen tegelijk: kennis van het pakket en kennis van uw eigen inrichting. Het eerste vindt u grotendeels bij SAP zelf, het tweede ontstaat in het project met uw integrator. In deze pagina leest u wat SAP aanbiedt, hoe u key users en eindgebruikers opleidt en welk opleidingsplan bij welke projectfase past.

Wat SAP zelf aanbiedt om SAP Business One te leren

Wie SAP Business One wil leren kennen, kan beginnen bij SAP Learning, het opleidingsplatform van de uitgever. Daar staat de gratis cursus ‘Implementing SAP Business One’. De cursus duurt 3 uur en 19 minuten, is verdeeld in 3 onderdelen en is bedoeld voor beginners zonder voorkennis. Hij bestaat onder andere in het Frans, wat handig is voor wie liever in een andere taal dan het Engels leert.

De drie onderdelen gaan over de implementatiehulpmiddelen, over inrichting en beheer, en over de hulpmiddelen voor aanpassing. Concreet komen de volgende onderwerpen aan bod:

• het aanmaken van bedrijven en het instellen van autorisaties;
• de nummering van documenten en de lay-outs waarmee ze worden afgedrukt;
• SQL-queries, waarschuwingen en goedkeuringsworkflows;
• door de gebruiker gedefinieerde velden, tabellen en objecten (UDF, UDT en UDO) en door de gebruiker gedefinieerde waarden (UDV);
• de koppeling van SAP HANA-analyses aan het cockpit-scherm.

Let op de aard van deze cursus: hij leert de inrichting van het pakket en is dus vooral nuttig voor wie het systeem gaat beheren of voor wie wil begrijpen wat een integrator doet. Een boekhouder, een magazijnmedewerker of een verkoper leert er niet mee hoe uw eigen inkoopproces is ingericht.

Het certificaat ‘SAP Certified - SAP Business One’

SAP heeft ook een certificering op associate-niveau: ‘SAP Certified - SAP Business One’, met de code C_TB120. De toets is een situatiegerichte beoordeling van 2 uur. U slaagt bij een score van 60 %. Getoetst wordt basiskennis van implementatie, logistiek, financiën en de webclient.

Volgens SAP laat het certificaat zien dat de kandidaat onder leiding van een ervaren consultant kan werken. Het is dus een instapniveau en geen bewijs dat iemand een heel project kan dragen. De beoordeling wordt aangeboden als rollenspel met begeleiding door AI, in het Engels, Spaans, Italiaans, Frans, Japans en meer dan 25 andere talen, of als video-opname uitsluitend in het Engels.

Voor u als bedrijf is dit vooral een signaal bij de keuze van een partij. Vraag een integrator hoe de consultants zijn opgeleid, wie het project leidt en hoe kennis wordt overgedragen als een consultant wisselt. Wie SAP Business One Cloud als gehost abonnement doorverkoopt, moet bovendien aan opleidings- en kwalificatie-eisen voldoen, naast programmakosten en een minimale jaaromzet; dat blijkt uit de PartnerEdge-voorwaarden van 2017 die wij hebben gelezen. Het is een aanwijzing dat opleiding bij partners een voorwaarde is, maar geen garantie voor de kwaliteit van één specifiek team. Meer over de selectie leest u bij een integrator voor SAP Business One kiezen.

Wie moet wat leren?

Niet iedereen heeft dezelfde training nodig. Een onderscheid tussen drie groepen werkt in de praktijk het best.

Key users: de spil van het project

Een key user is iemand uit de afdeling die het proces door en door kent: de debiteurenadministrateur, de inkoper, de planner. Hij of zij doet niet alleen mee aan de training, maar helpt de inrichting bepalen. Wie vanaf het begin meedenkt, herkent het systeem op de dag van de livegang als het eigen systeem.

Reken erop dat deze mensen tijd kwijt zijn aan het project. Leg daarom vooraf vast hoeveel ruimte zij in hun gewone werk krijgen, anders wordt de training het eerste dat sneuvelt. Hoe het project als geheel loopt, staat beschreven in de implementatie van SAP Business One en in de algemene gids over de ERP-implementatie.

Eindgebruikers: training op eigen werk

Eindgebruikers hebben weinig aan een algemene rondleiding door alle schermen. Zij willen weten hoe zij een offerte omzetten in een order, hoe zij een inkoopfactuur boeken en wat zij doen bij een afwijking. Daarom werkt training het best per rol en per proces, met uw eigen artikelen, relaties en documenten in een testomgeving.

Een paar gewoonten die in de praktijk helpen:

• laat gebruikers zelf oefenen met realistische situaties, niet alleen kijken;
• beperk een sessie tot één proces, zodat het onthouden lukt;
• geef elke rol een korte handleiding met schermafbeeldingen van de eigen inrichting;
• plan na de start een vragenmoment, omdat de echte vragen pas in het dagelijks werk ontstaan.

Opleidingsplan per projectfase

Een opleiding is geen eenmalige gebeurtenis maar een lijn door het project. Het volgende schema laat zien wat in welke fase past. Aantallen sessies en duur hangen af van het aantal gebruikers, het aantal modules en de complexiteit, en worden daarom met de integrator vastgesteld.

Voor de start: de testomgeving

Training zonder testomgeving is theorie. Zorg dat gebruikers kunnen oefenen in een omgeving die lijkt op de echte, met artikelen, klanten en leveranciers die zij herkennen. Fouten maken moet daar kunnen zonder gevolgen voor de administratie. De keuze tussen een eigen server en een gehoste omgeving beïnvloedt hoe zo’n testomgeving wordt opgezet; zie daarvoor SAP Business One in de cloud.

Na de livegang: inwerken en onderhoud

De eerste weken na de start bepalen of het systeem een gewoonte wordt. Laat de integrator of een key user op de werkvloer meekijken en noteer de terugkerende vragen. Die vragen zijn de beste input voor aanvullende sessies. Houd bovendien bij wie het systeem na de nazorg ondersteunt; support en onderhoud van SAP Business One beschrijft hoe dat meestal wordt ingericht.

Daarnaast is er het onderwerp van nieuwe medewerkers. Een bedrijf dat alleen bij de start traint, ziet een jaar later de kennis wegvloeien. Maak daarom van de handleidingen een levend document en leg vast wie ze bijwerkt, bijvoorbeeld wanneer een proces of een maatwerk-aanpassing verandert.

Training per vakgebied

Niet elk team leert hetzelfde. Wie in de administratie werkt, begint met de grootboekstructuur, het boeken van facturen en de btw-aangifte; de werking daarvan staat in onze pagina over boekhouding en financiën in SAP Business One. Magazijn, inkoop en productie vragen weer andere oefeningen. Een overzicht van de functies per onderdeel vindt u bij de modules van SAP Business One.

Een Nederlandse MKB-onderneming heeft bovendien vaak te maken met een externe boekhouder of accountant die toegang krijgt tot de administratie. Neem die persoon mee in de opleiding, zodat de afspraken over de afsluiting, de btw-aangifte en de auditfile niet pas na de start worden besproken. Wat er in Nederland verder speelt, leest u op de pagina SAP Business One in Nederland.

Financiering van de opleiding

Over subsidies of fiscale regelingen voor opleiding noemen wij geen bedragen of voorwaarden, omdat die per sector, per jaar en per situatie verschillen en wij ze hier niet bronvast kunnen weergeven. Vraag uw boekhouder of een adviseur welke regelingen voor uw onderneming gelden en neem de opleidingskosten expliciet op in de offerte van de integrator. Zo ziet u meteen of training onderdeel is van het projectbudget of apart wordt gerekend. Een globaal beeld van de kostenopbouw vindt u bij de prijzen van SAP Business One.

Verandering begeleiden: meer dan een cursus

Het grootste risico bij een nieuw systeem is zelden de techniek, maar de gewoonte. Mensen werken al jaren met spreadsheets of een oud pakket en hebben redenen waarom dat goed werkt. Laat het project daarom duidelijk maken wat er voor hen beter wordt, en luister naar bezwaren voordat het systeem live gaat.

Enkele afspraken die helpen:

1. Benoem een sponsor in de directie die het project zichtbaar steunt.
2. Laat de key users de eerste aanspreekpunten zijn voor collega’s.
3. Stel vast welke oude werkwijzen op de livegangsdatum verdwijnen, zodat er niet twee systemen naast elkaar blijven bestaan.
4. Toon na de start wat het systeem oplevert, bijvoorbeeld snellere facturatie of minder dubbel werk.

Wie deze aanpak combineert met goede training, ziet dat het gebruik sneller vanzelfsprekend wordt. Bij een gebrekkige training ziet u het omgekeerde: omwegen via spreadsheets en gegevens die niet kloppen.

Wat u van een integrator mag verwachten

Wij zijn niet gelieerd aan SAP en voeren zelf geen projecten uit. Wij brengen u in contact met een integrator die bij uw situatie past; die integrator verzorgt het project en de training. Bespreek vooraf in elk geval:

• welke rollen worden getraind en door wie;
• in welke taal en vorm (op locatie, online, in kleine groepen) de sessies plaatsvinden;
• welke documentatie u krijgt en of die op uw processen is afgestemd;
• hoe de ondersteuning na de livegang is geregeld;
• hoe nieuwe medewerkers later worden ingewerkt.

Hoe de stappen van aanvraag tot gesprek verlopen, leest u op hoe het werkt. Wilt u eerst weten of SAP Business One bij u past, vergelijk dan met alternatieven voor SAP Business One.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.