Boekhouding en financiën in SAP Business One: wat de module kan en wat u moet regelen

De boekhouding is in SAP Business One geen losse module naast de rest, maar het fundament. Verkoopfacturen, inkoopfacturen, voorraadmutaties en betalingen komen in het grootboek terecht, zodat de cijfers uit één bron komen. Voor wie een boekhouding in SAP Business One beoordeelt, is de vraag dus minder of er een grootboek is en meer hoe goed het aansluit op uw btw-aangifte, uw bank en de werkwijze van uw boekhouder.

Deze pagina bekijkt de financiën in SAP Business One vanuit de Nederlandse praktijk van een mkb-bedrijf met een eigen financiële afdeling of een externe accountant.

Wat SAP Business One op financieel gebied dekt

Volgens SAP Learning omvat SAP Business One de financiële boekhouding naast verkoop, inkoop, voorraad, productie met materiaalbehoefteplanning (MRP), klant- en leveranciersrelaties, dienstverlening, projectbeheer en rapportage met analyse. Die opsomming is belangrijk: de boekhouding staat in hetzelfde pakket als de logistiek en wordt er dus direct door gevoed.

In de praktijk betekent dat:

• een verkoopfactuur boekt zelf op debiteuren, omzet en btw;
• een goederenontvangst en een inkoopfactuur raken de voorraadwaarde en de crediteuren;
• een betaling sluit de openstaande post, zonder dat iemand de cijfers moet overtypen.

Wie vooral een pakket zoekt voor boekhouden en facturen, vergelijkt SAP Business One vaak met Exact Online of AFAS. Het verschil zit meestal in de breedte: SAP Business One is een volledig ERP-systeem waarin de boekhouding één onderdeel is. Een overzicht van alle onderdelen staat op de pagina over de modules van SAP Business One.

Grootboek, rekeningschema en analytische indeling

Kern van de boekhouding is het grootboek met een rekeningschema. Een Nederlands bedrijf wil dat schema meestal laten aansluiten op de rubrieken van de jaarrekening en op de manier waarop de boekhouder werkt. Dat is een inrichtingskeuze, geen vast gegeven: u legt samen met de integrator vast welke rekeningen, kostenplaatsen en dimensies u nodig hebt.

Let bij de inrichting op drie dingen:

1. Opbouw van het rekeningschema. Kies een structuur die u over jaren kunt blijven gebruiken, ook als er een vestiging bijkomt.
2. Analytische dimensies. Wilt u kosten en opbrengsten per afdeling, project of productgroep volgen, bepaal dat dan vóór de start en niet pas bij de eerste rapportage.
3. Rechten. Wie mag boeken, wie mag alleen kijken, wie mag een periode afsluiten?

De landversie speelt hier ook een rol. In de handleiding van SAP Business One 10.0 staat Nederland tussen de ondersteunde localisaties. Daarbij geldt bijvoorbeeld dat het veld voor latente belasting in de Nederlandse landversie niet beschikbaar is. Dat is een detail, maar het laat zien dat u beter naar de werkelijke landversie kunt kijken dan naar een algemene functielijst.

Btw: aangifte, BAS en opgaaf intracommunautaire prestaties

Voor Nederlandse ondernemers is de btw-aangifte vaak het eerste dat zij willen zien werken. SAP documenteert voor Nederland de BAS-rapporten voor de btw-aangifte en de kwartaalopgaven voor intracommunautaire prestaties (ICT). Sinds SAP Business One 10.0 FP 2111 kan de service voor elektronische documenten (EDS) deze aangiften naar de Nederlandse autoriteiten sturen. SAP geeft ook aan dat in de 10.0-versies de rapporten zonder EDS kunnen worden opgemaakt.

Voor u betekent dat een concrete keuze:

Leg in beide gevallen vast hoe btw-codes zijn gekoppeld aan omzet, inkoop en verlegging, en laat de eerste aangifte parallel naast uw bestaande werkwijze lopen. Meer over de achtergrond leest u in de gids over btw-aangifte en ERP.

Dat SAP de nieuwe functies ook in het Nederlands publiceert, met Nederlandse btw-terminologie, helpt bij de overdracht naar uw team. Niemand hoeft Engelse termen te vertalen om de aangifte te begrijpen.

Bank, betalingen en afletteren

De bankkant is waar een financiële afdeling dagelijks tijd verliest of wint. In SAP Business One 10.0 bevat de controle van het bankrekeningnummer een validatie die specifiek voor Nederland is. Dat voorkomt fouten bij het vastleggen van relaties, nog voordat een betaling wordt klaargezet.

Verder bepaalt u samen met uw integrator:

• welke bankbestanden u inleest en in welk formaat uw bank ze aanlevert;
• hoe betalingen worden afgeletterd met openstaande facturen;
• hoe u omgaat met deelbetalingen, kortingen en verschillen;
• welke betaalbestanden u naar de bank terugstuurt.

Vraag bij de selectie niet alleen of er een bankkoppeling is, maar laat die zien met bestanden van uw eigen bank. Een demonstratie met een voorbeeldbedrijf zegt weinig over uw situatie.

Meerdere valuta en vennootschappen

Een Nederlands mkb-bedrijf werkt vaak met leveranciers of klanten buiten de eurozone, of heeft een zusterbedrijf in een ander land. SAP Business One wordt volgens SAP in meer dan 170 landen gebruikt, in 28 talen en met 50 landversies. Dat maakt buitenlandse entiteiten mogelijk, maar het zegt niet hoe uw groep precies wordt opgezet.

Ga vooraf na:

• in welke valuta u factureert en boekt, en hoe koersverschillen worden verwerkt;
• of elke vennootschap een eigen administratie krijgt;
• hoe u onderlinge leveringen en rekening-courantposities afstemt;
• of u groepsrapportage rechtstreeks uit het pakket wilt halen of via een aanvullende oplossing.

Voor groepen met een complexere structuur kan een aanpassing nodig zijn. Wat dat inhoudt, leest u op de pagina over maatwerk in SAP Business One. Bent u nog aan het vergelijken, kijk dan ook naar Oracle NetSuite, dat vaak ter sprake komt bij groepen met meerdere entiteiten.

Afsluiting van periode en jaar

Een goede afsluiting is een kwestie van afspraken en niet alleen van software. Het pakket helpt, maar het proces moet erbij passen.

Een praktische volgorde voor de maandafsluiting:

1. alle verkoop- en inkoopfacturen van de periode zijn geboekt;
2. de bank is afgestemd en openstaande posten zijn gecontroleerd;
3. voorraadwaardering en eventuele overlopende posten zijn verwerkt;
4. de btw-gegevens zijn gecontroleerd;
5. de periode wordt vergrendeld, zodat er niet meer in wordt geboekt.

Voor de jaarwisseling noemt de handleiding van SAP Business One 10.0 een service voor het overdragen van gebruikersgedefinieerde objecten naar het nieuwe jaar. Die service is alleen beschikbaar voor Israël en Nederland. Heeft u eigen velden of tabellen in uw omgeving, vraag dan hoe de integrator de jaarwisseling daarmee aanpakt.

Rapportage en inzicht voor de directie

SAP Learning beschrijft dat SAP Business One zowel met een bureaubladclient als met een webclient werkt. In de webclient zijn analyses beschikbaar met filters, lijstweergaven, door de gebruiker gedefinieerde query’s en gekoppelde contextuele analyses. Voor een financieel directeur betekent dat dat een kolom in een overzicht kan doorlinken naar de onderliggende documenten.

Bepaal vooraf welke cijfers u elke maand nodig hebt:

• openstaande debiteuren en crediteuren per ouderdomsklasse;
• omzet en marge per klant, product of project;
• kostenvergelijking met de begroting;
• liquiditeitsoverzicht op basis van openstaande posten.

Wat niet standaard beschikbaar is, wordt via een query of een aanvullend rapport opgelost. Zie ook de pagina over integraties met SAP Business One als uw cijfers in een extern BI-hulpmiddel terechtkomen.

Verplichtingen en e-facturatie in Nederland

Een Nederlandse administratie moet voldoen aan wettelijke eisen: bewaarplicht, controleerbaarheid en een goed te volgen boekhouding. Wat dat voor uw ERP-keuze betekent, staat in de gids over wettelijke verplichtingen bij ERP. Voor het elektronisch factureren, waaronder Peppol, vindt u de achtergrond in de gids over e-factureren met ERP.

In de feiten die wij kunnen onderbouwen, zijn de btw-rapporten en de ICT-opgaven de Nederlandse onderdelen die SAP uitdrukkelijk documenteert. Voor andere onderwerpen, zoals de auditfile of e-facturatie via Peppol, geven wij geen bewering over het standaardpakket. Dit zijn typische vragen voor uw integrator:

• Welke auditfile kan het systeem aanmaken, en wordt die door uw accountant geaccepteerd?
• Hoe ontvangt en verstuurt het systeem facturen elektronisch?
• Welke onderdelen komen uit het standaardpakket en welke uit een extensie van een partner?

SAP noemt in het totaal een groot aantal sector- en landextensies via haar partnernetwerk. Een deel van de Nederlandse behoefte kan dus via een extensie worden ingevuld, met eigen kosten en eigen onderhoud. Zet die afspraken op papier.

De rol van boekhouder en accountant

Een boekhouder of accountant werkt niet altijd rechtstreeks in uw ERP. Veel mkb-bedrijven kiezen een van drie modellen:

Betrek de accountant vroeg. Hij of zij weet welke gegevens nodig zijn voor de jaarrekening en de aangiftes, en kan voorkomen dat u een rekeningschema opbouwt dat later moet worden herzien. Laat de accountant ook de overgangsbalans en de openingsboekingen controleren, zeker bij een migratie naar SAP Business One.

Praktische vragen voor uw selectie

Wilt u een systeem kiezen voor de financiële kant, stel de integrator dan deze vragen:

• Laat u de btw-aangifte zien, van factuur tot BAS-rapport, met onze eigen btw-codes?
• Hoe lezen we bankbestanden van onze bank in en letteren we af?
• Hoe werkt de afsluiting van een periode en wie mag haar heropenen?
• Welke rapporten krijgt de directie standaard en welke vragen een query?
• Wie verzorgt wijzigingen als de wetgeving verandert, en tegen welke voorwaarden?

De kosten van zo’n traject hangen af van uw omvang en wensen; een eerste richting vindt u op de pagina over de prijzen van SAP Business One. De inrichting van de boekhouding is een vast onderdeel van de implementatie van SAP Business One en hoort in het projectplan thuis, niet als bijzaak aan het einde.

Wilt u weten welke integrators ervaring hebben met Nederlandse boekhoudkundige inrichting? Beschrijf uw situatie en wij brengen u gratis in contact met een gekwalificeerd bedrijf dat past bij uw project. Ook voor een eerste vergelijking met andere pakketten kunt u terecht bij SAP Business One of Business Central.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.