De modules van SAP Business One, domein voor domein

Wie de modules van SAP Business One wil begrijpen, moet het pakket niet zien als een losse verzameling programma’s. SAP Business One is een ERP-systeem voor het mkb waarin financiën, verkoop, inkoop, voorraad en productie op één gedeelde database werken. Een offerte aan een klant, een inkooporder en een boeking in het grootboek raken dezelfde stamgegevens. Deze pagina loopt de functionaliteit langs per domein, zodat u kunt inschatten wat het pakket standaard biedt en waar u een aanvulling nodig hebt.

Dat onderscheid is belangrijk. Op de overzichtspagina van SAP Business One leest u wat het systeem is; hier gaat het over de inhoud ervan. Wie vooral aan het kiezen is, vindt in het vergelijk met Odoo hoe de functionele breedte zich verhoudt tot een ander veelgekozen systeem.

Hoe het functionele bereik is opgebouwd

Volgens SAP Learning omvat SAP Business One financiën en boekhouding, verkoop en inkoop, voorraadbeheer, productie met materiaalbehoefteplanning (MRP), het beheer van klant- en leveranciersrelaties, servicebeheer, projectbeheer en rapportage met analyses. Dat is het standaardbereik van het pakket. Alles daarbuiten, zoals een branchespecifiek proces of een koppeling met een externe dienst, komt via een extensie, een koppeling of maatwerk.

Het systeem werkt met een desktopclient en met een webclient. In de webclient kunt u analyses filteren, lijstweergaven gebruiken, eigen query’s opstellen en gekoppelde contextanalyses openen. Dat is relevant voor wie bestuurders, controllers of verkopers toegang wil geven zonder dat iedereen op een vaste werkplek hoeft te zitten.

Schaal en spreiding zeggen iets over de volwassenheid van het productaanbod. SAP meldt meer dan 83 000 klanten en 1,2 miljoen gebruikers, in meer dan 170 landen, met 28 talen en 50 landenlokalisaties. Het pakket wordt geleverd via 850 partners, en er zijn meer dan 500 extensies voor sectoren en landen. Voor Nederland is vooral dat laatste getal van belang: het merendeel van wat u nodig hebt, komt via een partner en niet uit de doos.

Financiën en boekhouding

De financiële kern bevat het grootboek, debiteuren en crediteuren, banken en betalingen, kosten- en kostenplaatsstructuren en het afsluiten van perioden. Inkoop- en verkoopfacturen boeken direct door naar de financiële administratie, zodat uw boekhouder niet hoeft over te typen.

Voor Nederlandse bedrijven gaat het in de praktijk om de punten die een accountant dagelijks tegenkomt:

• de btw-aangifte en de onderliggende btw-codes;
• het aanmaken van een auditfile voor de controle;
• SEPA-incasso en -betaalbestanden voor de bank;
• het inlezen van bankafschriften en het afletteren.

Hoe volledig dat standaard is, hangt af van de lokalisatie en de versie. Laat uw integrator elk punt in een demonstratie met uw eigen voorbeelden laten zien. Meer over dit domein staat op de pagina over boekhouding en financiën in SAP Business One. Over de wettelijke kant leest u in de gids over wettelijke verplichtingen van ERP in Nederland en de btw-aangifte vanuit uw ERP.

Verkoop en klantrelaties

De verkoopketen loopt van de kans en de offerte via de verkooporder en de levering tot de factuur. Het onderdeel voor klantrelaties houdt contactmomenten, kansen en opvolgacties bij, gekoppeld aan dezelfde relatiegegevens als de facturatie. Een verkoper ziet daardoor de openstaande facturen van een klant voordat hij een nieuwe offerte maakt.

Het is een praktische CRM-laag voor de verkoopafdeling van een mkb-bedrijf, geen marketingplatform. Wie uitgebreide campagnes, leadscoring of een zwaar serviceportaal zoekt, kijkt meestal naar een aparte CRM-oplossing met een koppeling. Dit domein werken we uit op de pagina verkoop en CRM in SAP Business One.

Inkoop en leveranciers

Inkoop omvat aanvragen, inkooporders, goederenontvangst en inkoopfacturen, met een koppeling aan de voorraad en aan de crediteurenadministratie. Het beheer van leveranciers zit in dezelfde stamgegevens als dat van klanten, zodat een partij die zowel levert als afneemt maar één keer is vastgelegd.

Een driewegcontrole tussen order, ontvangst en factuur is voor veel bedrijven de reden om inkoop in het ERP te trekken. Bespreek met uw integrator hoe goedkeuringsrondes bij u zijn ingericht, want die verschillen sterk per organisatie.

Voorraad en logistiek

Het voorraaddomein registreert artikelen, magazijnen, voorraadmutaties en waardering. Het systeem ondersteunt het werken met meerdere magazijnen, partij- en serienummers, en voorraadtellingen. Een artikel dat u inkoopt, wordt automatisch beschikbaar voor verkoop en voor productie.

Voor een groothandel is dit het hart van het systeem; zie ook ERP voor de groothandel. Voor een logistiek bedrijf met uitgebreid magazijnbeheer, zoals locatiebeheer op bakniveau of scanners, is de standaardfunctionaliteit meestal een basis waarop een extensie wordt gezet. Meer details staan op de pagina over voorraad en inkoop in SAP Business One.

Productie en MRP

Voor industriële bedrijven bevat SAP Business One stuklijsten, productieorders en materiaalbehoefteplanning (MRP). MRP rekent uit welke materialen u wanneer nodig hebt, op basis van orders, voorraad en lopende inkoop. Dat geeft inkoop een onderbouwing in plaats van een onderbuikgevoel.

Het is geschikt voor assemblage en eenvoudige tot middelzware productie. Complexe planning met machinebezetting, variantconfiguratie of procesindustrie met recepturen en houdbaarheid vraagt doorgaans een sectorextensie. Zie ook ERP voor productiebedrijven en de pagina over productie in SAP Business One.

Dienstverlening en projecten

Servicebeheer en projectbeheer horen volgens SAP Learning bij het standaardbereik. Servicebeheer ondersteunt servicecontracten, meldingen en de koppeling met geleverde artikelen. Projectbeheer koppelt kosten en opbrengsten aan een project, met fasen en mijlpalen.

Voor een bouwbedrijf of adviesbureau is dit relevant: de projectmarge zit dan niet in een Excel-sheet, maar in dezelfde administratie als de facturen. Urenregistratie op een gedetailleerd niveau, projectplanning in een Gantt-weergave of nacalculatie op complexe contracten wordt vaak met een aanvullende oplossing ingevuld. Lees ook over ERP voor dienstverleners en ERP voor de bouw.

Personeel en loonadministratie

Dit is het domein waar mkb-bedrijven in Nederland de meeste voorzichtigheid moeten betrachten. Een ERP-systeem kan personeelsgegevens bijhouden, maar de Nederlandse loonadministratie heeft eigen regels: loonaangifte, cao’s, pensioenen en verlof. De meeste bedrijven laten dit door een gespecialiseerd loonpakket of een salarisverwerker doen en koppelen de uitkomst aan de financiële administratie.

Vraag uw integrator dus nadrukkelijk wat er in uw geval standaard is en wat via een koppeling gaat. Een uitleg vindt u op de pagina over salaris en HR in SAP Business One.

Rapportage en analyse

Rapportage is geen losse module maar een laag over alle domeinen. Via de webclient kunt u analyses filteren, lijstweergaven opbouwen en eigen query’s opstellen. Gekoppelde contextanalyses laten u van een totaalcijfer doorklikken naar de onderliggende documenten.

Voor een directeur of financieel manager betekent dit: de omzet per klantgroep, de openstaande posten of de voorraadwaarde zijn terug te vinden zonder ze handmatig uit meerdere bestanden samen te stellen. Voor complexe dashboards en meerjarige trendanalyse zetten veel bedrijven een aparte BI-oplossing naast het ERP.

Mobiel werken

Naast de desktopclient en de webclient is er een mobiele toepassing voor SAP Business One. Die is bedoeld voor wie onderweg gegevens wil inzien of acties wil uitvoeren, zoals een verkoper bij een klant of een leidinggevende die goedkeuringen afhandelt. Een volledig systeem in een zakformaat is het niet; het gaat om de handelingen die onderweg echt nodig zijn.

Overzicht: domein en module

Standaard, extensie of maatwerk

Een bruikbare vuistregel: alles in bovenstaande tabel in de kolom «Standaard» regelt u met inrichting, niet met programmeren. Voor de rest zijn er drie routes:

1. Extensie van een partner. Er zijn meer dan 500 extensies voor sectoren en landen. Dit is vaak de snelste route voor een sectorspecifieke behoefte.
2. Koppeling. Voor webshops, vervoerders, banken, EDI en e-factureren via Peppol bouwt of configureert de integrator een koppeling. Meer daarover leest u op de pagina over integraties van SAP Business One en in de gids over e-factureren in uw ERP.
3. Maatwerk. Wat niet in een extensie of koppeling past, kan als aanpassing worden gebouwd. Dat verhoogt de kosten en het onderhoud; zie maatwerk in SAP Business One.

Houd bij elke aanvullende keuze de levensduur in de gaten. Een extensie of aanpassing moet blijven werken na een versie-upgrade, en iemand moet verantwoordelijk zijn voor het onderhoud.

Wat de moduleoverzichten u niet vertellen

Een lijst met modules zegt niets over de mate waarin het systeem bij uw bedrijf past. Twee bedrijven met dezelfde modules kunnen een totaal verschillende ervaring hebben, afhankelijk van de inrichting, de datakwaliteit en de training van de gebruikers.

Stel daarom drie vragen aan elke leverancier:

• Welke van mijn processen worden met standaardfuncties gedekt, en welke niet?
• Welke onderdelen komen van derden, en wie levert daarvoor support?
• Hoe gaat u mijn Nederlandse eisen, zoals btw-aangifte, auditfile en Peppol, aantonen?

Een demonstratie met uw eigen artikelen, klanten en facturen zegt meer dan een brochure. Zet uw eisen vooraf op papier met behulp van de gids over een programma van eisen voor ERP; dat maakt het vergelijken van offertes veel eenvoudiger.

Van module-overzicht naar projectplan

Wie na dit overzicht een lijst heeft met wat nodig is, kan de volgende stap zetten: een integrator vinden die de combinatie van modules, extensies en koppelingen kan leveren voor uw sector en regio. In onze gids over het kiezen van een ERP-integrator staat waar u op let, en op de pagina over een integrator voor SAP Business One kiezen vindt u de specifieke punten voor dit pakket. Hoe de aanpak werkt, ziet u bij hoe de bemiddeling werkt.

Wij zijn niet gelieerd aan SAP en voeren zelf geen implementaties uit. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die past bij uw project; de integrator voert het project uit. Wilt u weten wat het traject inhoudt, lees dan over de implementatie van SAP Business One.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.