Salarisverwerking en HR met SAP Business One

Wie salaris met SAP Business One wil combineren, stelt meestal twee vragen. Wat doet het ERP zelf voor medewerkers? En waar hoort de loonberekening thuis? Op deze pagina leest u hoe u HR en salaris rond SAP Business One organiseert in een Nederlands mkb-bedrijf, zonder beloftes die de standaard niet waarmaakt.

Wat SAP Business One voor HR en personeel doet

SAP Business One is ontworpen voor het mkb. Volgens SAP Learning omvat het pakket onder meer financiën en boekhouding, verkoop en inkoop, voorraadbeheer, productie met materiaalbehoefteplanning, relatiebeheer, dienstverlening, projectbeheer en rapportage. Personeelsadministratie is daarbij een ondersteunende functie: het is geen HR-suite zoals een gespecialiseerd personeelssysteem.

Concreet beheert u in het ERP vooral de gegevens die andere processen nodig hebben:

• Medewerkerskaart: naam, functie, afdeling, leidinggevende, contactgegevens en bankrekening.
• Verkoopmedewerkers en inkopers: koppeling van orders, offertes en provisies aan een persoon.
• Kostenplaatsen en projecten: wie werkt waarvoor, zodat kosten op de juiste plek landen.
• Autorisaties: wie mag welke documenten zien, wijzigen of goedkeuren.

Voor een bedrijf met een kleine of middelgrote bezetting is dat vaak voldoende om operationele processen soepel te laten lopen. Zodra u verlofsaldo's, ziekteverzuim, functioneringsgesprekken en werving centraal wilt sturen, kijkt u verder.

Verlof, declaraties, werving en beoordeling

De onderdelen die in een HR-vraag vaak terugkomen, kunnen anders worden ingericht dan in een volwaardig HR-systeem.

Verlof en afwezigheid

Verlofregistratie op uren, opbouw en saldo is typisch HR-functionaliteit. In de praktijk beheren bedrijven dit in het loonpakket of in een HR-portaal en laten ze het ERP alleen weten wanneer iemand niet beschikbaar is, bijvoorbeeld voor planning in productie of dienstverlening. Vraag uw integrator welke variant bij uw volume past.

Declaraties en onkosten

Onkostendeclaraties zijn vooral een boekhoudkundig proces: een bonnetje wordt een inkoopfactuur of een journaalpost met de juiste btw-code. Dat past goed bij de financiële module van SAP Business One, omdat goedkeuring, btw-verwerking en uitbetaling in dezelfde administratie lopen. Maak wel afspraken over vergoedingen aan medewerkers, zodat de loonadministratie ze correct behandelt.

Werving en beoordeling

Voor vacatures, kandidaten en beoordelingscycli is het ERP geen natuurlijke plek. Als dit speelt, kiest u doorgaans een afzonderlijk HR- of wervingspakket en koppelt u alleen de gegevens van nieuwe medewerkers terug naar het ERP. Dat houdt het ERP overzichtelijk en voorkomt dat u een module aanpast voor iets wat elders beter werkt.

Salaris in Nederland: wat u moet weten

De Nederlandse loonadministratie is een specialisme op zich. Denk aan loonheffingen, de periodieke loonaangifte bij de Belastingdienst, de afdracht van pensioenpremies, de cao-regels voor toeslagen en de verplichtingen rond ziekte en re-integratie. Die regels veranderen regelmatig en vragen continu onderhoud van de rekenregels.

SAP legt in zijn documentatie voor Nederland de nadruk op onderdelen die een boekhouding raken. Zo noemt SAP voor de Nederlandse localisatie onder meer:

• de ondersteuning van de Nederlandse localisatie in SAP Business One 10.0;
• een landspecifieke controle van het bankrekeningnummer;
• het service voor elektronische documenten (EDS) voor de btw-aangifte (BAS-rapporten) en de ICT-opgaven, vanaf versie 10.0 FP 2111;
• documentatie in het Nederlands, met Nederlandse btw-terminologie.

Dit is waardevol voor uw btw-aangifte vanuit het ERP, maar het zegt niets over een volledige loonberekening. Uit de gebruikte bronnen volgt dus niet dat de Nederlandse loonadministratie met loonaangifte standaard in het pakket zit. Neem dat niet als gegeven aan: laat de integrator het per functie bevestigen en leg het vast in het programma van eisen.

Wilt u meer weten over de verplichtingen waaraan uw administratie moet voldoen, lees dan onze gids over wettelijke verplichtingen voor een ERP.

Salaris binnen of buiten het ERP: de afweging

Er zijn grofweg drie werkbare modellen. Welke past, hangt af van de complexiteit van uw loonadministratie en van wie nu het werk doet.

Voor de meeste mkb-bedrijven met SAP Business One is het tweede of het eerste model de nuchterste keuze. De loonregels blijven bij een specialist die ze bijhoudt, het ERP blijft de bron voor kosten en projecten.

Koppeling met een loonpakket

Een koppeling staat of valt met drie afspraken. Houd ze bij het ontwerp eenvoudig.

Welke gegevens gaan welke kant op?

Meestal gaan medewerkers, afdelingen en gewerkte uren van of naar het ERP, en komen de loonjournaalposten terug. Bepaal per stroom welk systeem de bron is. Twee bronnen voor dezelfde medewerkergegevens leiden onvermijdelijk tot verschillen.

Hoe worden loonkosten geboekt?

Spreek met uw boekhouder af welke grootboekrekeningen worden gebruikt voor brutoloon, loonheffingen, pensioen en vakantiegeld, en hoe kosten naar kostenplaatsen of projecten worden verdeeld. Deze mapping legt u vast voordat de eerste loonrun in het systeem komt. Zie ook de pagina over integraties met SAP Business One voor de technische mogelijkheden.

Wie controleert de uitkomst?

Plan na iedere loonrun een afstemming tussen salarisadministratie en grootboek. Een afwijking in de tussenrekening loonheffingen wijst vaak op een mappingfout die u vroeg wilt vinden en niet pas bij de jaarrekening.

Waar u op moet letten

• Privacy en autorisatie. Salarisgegevens zijn bijzonder gevoelig. Beperk de rechten tot HR en directie en leg vast wie wijzigingen mag doorvoeren.
• Versie en onderhoud. Een koppeling of add-on moet meegaan met nieuwe versies van het ERP. Vraag hoe updates worden getest, en lees de pagina over versies en edities als u een upgrade voorbereidt.
• Jaarwisseling. Rekenregels voor loon veranderen rond de jaarwisseling. Plan de testtijd in, zodat de loonadministratie niet afhangt van een laatste-minuutwijziging.
• Maatwerk met mate. Aanpassingen voor HR-wensen zijn mogelijk, maar elk stuk maatwerk vergroot de onderhoudslast. Gebruik de standaard waar dat kan.
• Afstemming met uw adviseur. Laat uw boekhouder of salarisadviseur meekijken bij het ontwerp. Zij kennen de eisen van de Belastingdienst en het UWV en weten waar een koppeling vaak misgaat.

Een ERP waarin HR en salaris sterker zijn

Soms blijkt dat HR en salaris voor uw bedrijf zwaar wegen: veel medewerkers, wisselende contracten, een eigen HR-afdeling. Dan kan een ander pakket logischer zijn. AFAS is bijvoorbeeld bekend om de combinatie van HR en salaris met financiën; lees onze pagina over AFAS en het overzicht van alternatieven voor SAP Business One. Een vergelijking op uw eigen eisen laat zien of SAP Business One met een gekoppeld loonpakket voldoende is.

Zo pakt u het aan

1. Beschrijf uw huidige proces: wie verwerkt het loon, met welk pakket en met welke aanlevering.
2. Leg vast wat uit het ERP moet komen en wat een apart pakket blijft doen.
3. Vraag de integrator om per functie te bevestigen wat standaard is, wat een add-on is en wat maatwerk vraagt.
4. Test een volledige loonrun met de koppeling vóór de ingebruikname en sluit af met een controle op het grootboek.
5. Neem het onderwerp mee in de mise-en-place van het project en in de opleiding van uw team.

Zoekt u een integrator die zowel het ERP als de koppeling met een loonpakket kent? Lees hoe u een integrator voor SAP Business One kiest, of ga naar hoe de kennismaking werkt. ERP Integrator is gratis en verbindt u met een integrator die bij uw project past; het project zelf voert de integrator uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.