Een SAP Business One-project doorlichten, overnemen of herstellen

Een audit van SAP Business One is geen afrekening met uw leverancier. Het is een nuchtere inventarisatie van wat er draait, wat er ontbreekt en wat het kost om het op orde te krijgen. Voor veel mkb-bedrijven in Nederland komt het moment waarop de ERP-omgeving niet doet wat bij de start is beloofd: de boekhouder corrigeert elke maand dezelfde posten, de btw-aangifte vraagt handwerk en elke wijziging blijkt een klus. Dan is een audit SAP Business One de snelste manier om van gevoel naar feiten te komen.

Deze pagina beschrijft wanneer u een audit nodig hebt, wat er onderzocht wordt, hoe een reprise van een project SAP Business One verloopt en hoe u van integrator wisselt zonder alles opnieuw op te bouwen.

Signalen dat een audit SAP Business One nodig is

Een project dat vastloopt, kondigt zich zelden met één groot signaal aan. Meestal stapelen kleine ergernissen zich op. Herkent u er meerdere, dan is doorlichten goedkoper dan blijven doormodderen.

• De go-live is meerdere keren uitgesteld en niemand kan nog uitleggen wat er precies ontbreekt.
• Uw boekhouder of accountant boekt periodiek handmatig om, omdat de koppeling tussen verkoop, voorraad en grootboek niet sluitend is.
• Rapporten leveren per afdeling andere uitkomsten op voor dezelfde vraag.
• De btw-aangifte of de auditfile vraagt controlewerk dat er bij een goed ingerichte omgeving niet zou moeten zijn.
• Medewerkers werken om het systeem heen, bijvoorbeeld in losse Excel-bestanden.
• Elke aanpassing duurt lang, omdat maatwerk slecht gedocumenteerd is.
• De vaste contactpersoon bij uw integrator is vertrokken en het dossier is zoekgeraakt.
• Het systeem is traag op drukke momenten, zoals bij facturatie of maandafsluiting.

Ook zonder acute problemen kan een audit zinvol zijn: vlak voor een upgrade, na een bedrijfsovername, bij de wens om e-factureren via Peppol in te voeren of wanneer u overweegt uw omgeving te verhuizen. In zulke gevallen voorkomt u dat u voortbouwt op een fundament dat u niet kent.

Wat onderzoekt een audit?

Een goede audit kijkt niet alleen naar techniek. Ze bekijkt ook of de inrichting nog bij uw bedrijf past. De onderstaande tabel laat de zes gebieden zien die een serieuze doorlichting dekt.

Inrichting en autorisaties

Hier begint de audit, omdat een foutieve inrichting alles daarna beïnvloedt. De auditor loopt de kernprocessen na: van offerte tot factuur, van inkoop tot ontvangst en betaling, van productie tot voorraadwaardering. Bij elke stap hoort de vraag of het systeem het proces ondersteunt of dat uw team het moet compenseren.

Autorisaties verdienen aparte aandacht. In mkb-bedrijven ontstaat vaak een situatie waarin vrijwel iedereen alles mag, omdat het tijdens de uitrol zo gemakkelijk was. Dat is een risico voor zowel de interne beheersing als de betrouwbaarheid van de cijfers.

Gegevens

De gegevenskwaliteit bepaalt of u het systeem kunt vertrouwen. De auditor zoekt naar duplicaten, ontbrekende velden, onlogische saldi en verschillen tussen subadministraties en grootboek. Voor Nederland is ook de aansluiting op boekhouder en fiscus van belang: kloppen btw-codes, intracommunautaire leveringen en het resultaat van de btw-aangifte? Meer over dat thema leest u bij btw-aangifte vanuit uw ERP.

Maatwerk en koppelingen

Maatwerk is vaak de grootste onbekende. De auditor inventariseert eigen velden, queries, rapportages en add-ons en beoordeelt of ze netjes zijn opgezet, gedocumenteerd en onderhoudbaar. Het loont om vooraf uw beleid rond maatwerk in SAP Business One te kennen. Hetzelfde geldt voor koppelingen met andere systemen, zoals een webshop, een vervoerder of een bank: wie beheert ze, wat gebeurt er bij een storing en wie krijgt de melding?

Prestaties en beveiliging

Traagheid heeft meestal een aanwijsbare oorzaak: de serveromgeving, de database, zware eigen queries of een koppeling die op het verkeerde moment draait. Beveiliging bekijkt wie toegang heeft, ook buiten uw eigen organisatie. In de versie op locatie bestaat bijvoorbeeld een ondersteuningsaccount waarmee medewerkers van de partner kunnen inloggen zonder licentie te gebruiken; dat account is standaard vergrendeld en wordt gelogd. De auditor controleert of zulke accounts correct staan en of er geen verlopen toegangen zijn blijven bestaan.

Een tweede punt uit de licentierichtlijnen: de gebruiker met de rol manager mag vanuit twee Windows-sessies inloggen, bedoeld voor geplande taken zoals rapportage of import, of om een consultant zonder licentie te laten meekijken. Het is niet bedoeld voor dubbel productief gebruik. In een audit is dat een van de zaken die opvallen wanneer één account door meerdere mensen wordt gedeeld.

Versie en onderhoud

SAP publiceert per versiefamilie een onderhoudsperiode. Volgens de onderhoudspagina van SAP is versie 10.0 in standaardonderhoud tot 31 december 2028 (onder voorbehoud van wijzigingen), terwijl de versies 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 en 9.3 hun standaardonderhoud hebben afgerond. SAP biedt bovendien geen verlengd onderhoud aan voor SAP Business One, en voor oude feature packages, support packages, patches of hotfixes verschijnen geen correcties of beveiligingsupdates meer.

Voor u betekent dit: draait u op een oude versie, dan ontvangt u geen correcties en geen wettelijke updates meer. Een directe upgrade is bovendien alleen ondersteund tussen opeenvolgende versies; een niet-opeenvolgende sprong vraagt meerdere stappen. Lees meer over de keuzes bij versies en edities van SAP Business One.

Overname van een project: herstellen of opnieuw beginnen?

De vraag die na een audit vrijwel altijd volgt: kan dit gered worden of is een nieuwe start goedkoper? Het antwoord ligt zelden aan de uiterste kanten. Meestal zijn onderdelen prima, andere moeten opnieuw. Een audit levert daarom drie uitkomsten op die u per onderdeel beoordeelt:

1. Behouden: stamgegevens, goed ingerichte processen en maatwerk dat onderhoudbaar is.
2. Herstellen: instellingen en gegevens die met gerichte correcties bruikbaar worden.
3. Vervangen: maatwerk zonder documentatie, koppelingen die niet te beheren zijn, onderdelen die het proces tegenwerken.

Een volledige herstart is zinvol als de gegevens onbetrouwbaar zijn, de inrichting op bijna elk punt afwijkt van uw bedrijf of de versie een omvangrijke migratie vraagt. Valt de balans anders uit, dan is een reprise het verstandiger. Bij een herstart kunt u de principes van migratie naar SAP Business One volgen in plaats van de bestaande omgeving te repareren.

Van integrator wisselen zonder alles opnieuw te doen

Veel bedrijven blijven te lang bij een integrator uit angst voor de overstap. Die angst is begrijpelijk, maar vaak overdreven, mits de overdracht goed wordt voorbereid. Uw gegevens en uw licenties zijn van u; de overdracht is een kwestie van organisatie.

Documenten en toegangen die u moet terugkrijgen

Leg de overdracht vast in een korte overeenkomst. De volgende zaken horen erin:

• beheerdersrechten op database en applicatieomgeving, inclusief de accounts voor geplande taken;
• de inrichtingsdocumenten en de functionele ontwerpen;
• broncode, scripts en documentatie van maatwerk en add-ons;
• een lijst van alle koppelingen met eigenaar, frequentie en foutafhandeling;
• testverslagen, openstaande punten en een overzicht van gedane wijzigingen;
• gegevens over licenties, onderhoudscontract en de wijze waarop de omgeving wordt gehost;
• de back-upprocedure en een bewezen terugzetting.

Vraag ook wie het onderhoudscontract formeel beheert. Zit de licentie op naam van de integrator in plaats van op uw naam, regel dat dan als eerste. Na de overdracht zet u alle oude accounts van de vorige partij uit, zodat de toegang van derden weer helder is.

Hoe u de nieuwe integrator kiest

Een nieuwe integrator moet kunnen aantonen dat hij overnames beheerst. Vraag naar een werkwijze voor het doorlichten van een bestaande omgeving, naar ervaring in uw sector en naar hoe hij omgaat met andermans maatwerk. Handige criteria vindt u bij een SAP Business One-integrator kiezen. Bij de keuze helpt het om te weten dat SAP Business One via een groot netwerk van partners wordt aangeboden: volgens SAP zijn dat 850 partners. Er is dus keuze, en de integrator die u hebt, is niet de enige optie.

Let daarbij op de Nederlandse context. Kent de kandidaat de eisen rond btw-aangifte, auditfile en e-factureren via Peppol? Zie ook wat er over SAP Business One in Nederland bekend is. Voor een zuiver overzicht van de fouten die projecten doen mislukken is fouten bij een ERP-project een goede aanvulling.

Het herstelplan na de audit

Een audit zonder plan blijft een rapport in een la. Vraag daarom dat de uitkomst bestaat uit een geprioriteerd herstelplan. De volgorde die in de praktijk het beste werkt:

1. Stabiliseren. Eerst veilig stellen wat er is: back-ups, beheerderstoegang en een werkende testomgeving.
2. Financiële kern rechtzetten. Grootboek, btw-codes en openstaande posten, in overleg met uw boekhouder of accountant.
3. Gegevens opschonen. Duplicaten, ontbrekende velden en onjuiste saldi, voordat u nieuwe functies toevoegt.
4. Processen herstellen. Verkoop, inkoop, voorraad en eventueel productie in de volgorde van impact op uw bedrijf.
5. Maatwerk en koppelingen beoordelen. Wat blijft, wat wordt herschreven, wat vervalt.
6. Mensen meenemen. Een deel van de frustratie komt voort uit onvoldoende kennis. Gerichte training voor SAP Business One maakt vaak verschil.
7. Afspraken over beheer. Leg vast hoe wijzigingen, updates en incidenten worden afgehandeld, zodat u niet opnieuw in dezelfde situatie belandt. Zie support en onderhoud.

Plan het herstel in fasen met een duidelijke afronding per fase, zodat u tussentijds kunt bijsturen. Voor de uitrol zelf kunt u terugvallen op de aanpak voor de implementatie van SAP Business One.

Wat een goede audit u oplevert

Beoordeel het eindrapport op bruikbaarheid. Een goed rapport bevat:

• een samenvatting in gewone taal voor directie en financiële leiding;
• bevindingen per gebied, met ernst en gevolgen voor uw bedrijfsvoering;
• een onderscheid tussen wat behouden, hersteld en vervangen moet worden;
• een voorstel voor volgorde en inzet, zonder u te binden aan de partij die de audit uitvoert;
• aanbevelingen voor versie, hosting en beheer.

Let op onafhankelijkheid. Een integrator die uw bestaande project wil overnemen, heeft belang bij een bepaalde uitkomst. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang de bevindingen controleerbaar zijn en u het rapport mag gebruiken om ook offertes van andere partijen te vergelijken.

Zo helpen wij u verder

ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst. Wij zijn geen integrator en niet verbonden aan SAP; wij voeren de audit dus niet zelf uit. Wij vragen naar uw situatie, uw versie en uw doel en brengen u in contact met een SAP Business One-integrator die past bij uw sector en omvang. Hoe dat in zijn werk gaat, ziet u bij hoe het werkt. Uw aanvraag is vrijblijvend: u kiest zelf of u met een voorgestelde partij verder gaat.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.