Odoo CRM en verkoop: van lead tot factuur

Wie een CRM zoekt dat niet los naast de rest van het bedrijf staat, komt bij Odoo uit op een aanpak waarin verkoop, klantbeheer en facturatie dezelfde gegevens delen. Het CRM van Odoo is geen losse sales-tool, maar een onderdeel van een ERP-pakket. Dat bepaalt zowel de kracht als de grenzen. Hieronder leest u hoe de keten van lead tot factuur is opgebouwd, wat u in een Nederlandse mkb-omgeving moet inrichten en wanneer een extern CRM toch zinvol blijft.

Wat valt er onder Odoo verkoop?

De documentatie van Odoo 19 deelt de applicaties in categorieën in. De categorie Ventes, in het Nederlands de verkoopkant, bevat het CRM, offertes en orders, het kassasysteem, abonnementen en verhuur. Dat zijn aparte applicaties die u afzonderlijk activeert, maar die onderling gegevens uitwisselen.

U hoeft niet alles te gebruiken. Veel bedrijven starten met het CRM en de offertemodule, en voegen later abonnementen of de kassa toe. Welke modules bij u passen, ziet u op de pagina Odoo-modules.

Leads en opportunity’s in het Odoo CRM

Het CRM is gebouwd rond een pipeline met fasen. Een lead is een nog ongekwalificeerd contact: een aanvraag via het contactformulier, een gesprek op een beurs, een mail van een bestaande relatie. Zodra iemand bevestigt dat er echt behoefte is, wordt de lead een opportunity en schuift die door de fasen van uw verkoopproces.

Drie keuzes bepalen of dit in de praktijk werkt:

• De fasen weerspiegelen uw echte proces. Een groothandel met vaste klanten heeft andere fasen dan een dienstverlener die aanbestedingen schrijft. Begin niet met de standaardfasen als die niet bij uw gesprekken passen.
• Elke opportunity heeft een eigenaar en een volgende actie. Zonder dat wordt de pipeline een archief in plaats van een werkinstrument.
• Verlies wordt vastgelegd met een reden. Dat levert later de informatie op waarmee u prijs, aanbod of doelgroep bijstuurt.

Voor mkb-bedrijven in bijvoorbeeld de groothandel of de productie is het meest waardevol dat de verkoper in dezelfde omgeving de voorraad en de levertijd ziet. Een toezegging aan de klant rust dan op actuele gegevens in plaats van op een mailtje aan de planner.

Van offerte naar order

Vanuit een opportunity maakt u met een paar handelingen een offerte. De klantgegevens, het contactpersoon en de context komen mee. In de offerte kiest u producten uit de artikelstamgegevens, vult u hoeveelheden in en bepaalt u betalings- en leveringsvoorwaarden.

Zodra de klant akkoord geeft, bevestigt u de offerte en wordt het een verkooporder. Via het klantenportaal kan de klant de offerte online bekijken en accepteren. Omdat portaalgebruikers volgens Odoo niet als betalende gebruikers tellen, kost dat geen extra licentie.

Vanaf de order gebeurt, afhankelijk van uw inrichting, het volgende:

1. De order genereert een leveropdracht in de voorraadmodule, of een productieorder als u op bestelling maakt.
2. De factuur wordt aangemaakt op basis van bestelde of geleverde hoeveelheden.
3. De boeking in de financiële administratie volgt vanzelf op de factuur.

Die doorloop is precies waar een ERP zich van een los CRM onderscheidt. Hoe de voorraadkant werkt, leest u bij voorraad en inkoop in Odoo; de productiekant staat beschreven op de pagina over productie in Odoo.

Prijzen, prijslijsten en kortingen

In het Nederlandse mkb komt vrijwel altijd een mix voor van standaardprijzen, afspraken per klant en acties. Odoo ondersteunt dat met prijslijsten die u aan klanten of klantgroepen koppelt, en met kortingsregels op orderregels. Dat vraagt discipline bij de inrichting:

• Leg vast wie een korting mag geven en tot hoever. Anders ontstaat een wildgroei aan afwijkende prijzen.
• Houd het aantal prijslijsten klein. Elke extra lijst is onderhoud.
• Bepaal vooraf hoe u omgaat met inkoopprijsstijgingen: past u prijslijsten handmatig aan, of rekent u met een opslag op de kostprijs?

Zorg dat de btw-instellingen per klant kloppen. Een zakelijke klant in een ander EU-land verdient een andere behandeling dan een Nederlandse afnemer. Dat is geen CRM-vraagstuk, maar het begint wel in de stamgegevens van de relatie, dus bespreek het bij de start met uw boekhouder of accountant.

Facturatie en de koppeling met de boekhouding

Omdat de factuur in dezelfde database ontstaat als de order, hoeft niemand gegevens over te typen. De omzet verschijnt in de boekhouding, de openstaande posten in de debiteurenlijst en de klantgegevens blijven één geheel. Hoe de financiële kant is opgezet, staat op de pagina over boekhouding en financiën in Odoo.

Voor Nederland zijn drie punten relevant:

• E-factureren en Peppol. Steeds meer opdrachtgevers, zeker overheden en grotere bedrijven, verwachten gestructureerde facturen. Controleer vóór de start of uw Odoo-versie en uw inrichting dit afdekken. Meer achtergrond vindt u in de gids over e-factureren in uw ERP.
• Btw-aangifte. De btw op verkoopfacturen moet correct in de aangifte terechtkomen. Zie ook btw-aangifte vanuit uw ERP.
• Auditfile. Uw accountant wil de administratie kunnen aanleveren of controleren. Vraag aan het begin of de uitvoer voldoet aan wat hij of zij nodig heeft.

Wilt u de bredere wettelijke context kennen, lees dan wettelijke verplichtingen voor ERP in Nederland.

Abonnementen en terugkerende omzet

De applicatie Abonnementen hoort bij de verkoopcategorie. Ze is bedoeld voor bedrijven die periodiek factureren: onderhoudscontracten, serviceabonnementen, softwarelicenties, huur van apparatuur. U legt de looptijd, de frequentie en de prijs vast; de facturen volgen vanzelf.

Voor een installatiebedrijf of een technische dienstverlener is dat een duidelijke verbetering ten opzichte van een spreadsheet met contractdata. De opvolging van verlengingen verdwijnt niet meer in een agenda, en u ziet in één overzicht welke contracten binnenkort aflopen.

Let op de verbinding met uw dienstverlening. Wie werk uitvoert onder een contract, wil de gewerkte uren en de factuur aan elkaar kunnen koppelen. Odoo heeft daarvoor aparte applicaties onder Services, zoals Projecten, Urenstaten en Field Service. Hoe dat bij uw sector past, staat bij ERP voor dienstverlening.

Klantenservice na de verkoop

Een verkoper die weet dat de klant een openstaande klacht heeft, belt anders. Daarom is de koppeling tussen verkoop en service belangrijk. De categorie Services bevat een helpdeskapplicatie (Assistance), waarmee u meldingen en tickets afhandelt in dezelfde omgeving als de klantgegevens en orders.

Het praktische voordeel: wie een ticket opent, ziet welke producten de klant heeft gekocht en welke facturen er openstaan. Dat voorkomt dat de servicemedewerker en de verkoper ieder hun eigen beeld van de relatie hebben.

Samenwerking met marketing

Odoo plaatst Marketing als aparte categorie naast Ventes. Het voordeel van één platform is dat campagnes, formulieren en leads uit dezelfde bron komen. Een aanvraag via de website kan direct als lead in de pipeline belanden, met de herkomst erbij.

Vergeet daarbij uw AVG-verplichtingen niet. Leg vast waarvoor een contact toestemming heeft gegeven en zorg dat uw privacyverklaring klopt met wat u daadwerkelijk doet. Dat is een organisatorische afspraak, geen instelling die u kunt overlaten aan de software.

Native CRM of een extern CRM koppelen?

Veel bedrijven hebben al een CRM-pakket in gebruik. Dan is de vraag: vervangen of koppelen? Een eerlijk antwoord hangt af van uw situatie.

Een koppeling is geen gratis oplossing: elke koppeling heeft eigen beheer, foutafhandeling en testwerk bij een update. Hoe koppelingen technisch zijn op te zetten, leest u bij koppelingen van Odoo. Past iets in uw proces niet in de standaard, dan kan maatwerk in Odoo een route zijn, maar houd dat zo beperkt mogelijk om upgrades niet te bemoeilijken.

Licentiekosten en wat u eerst moet weten

Odoo biedt een formule One App Free voor 0 EUR, beperkt tot één applicatie (met de afhankelijkheden), op Odoo Online en met een onbeperkt aantal gebruikers. Daarmee kunt u het CRM beproeven. Voor een volledige verkoopketen met offertes, facturatie en abonnementen heeft u meerdere applicaties nodig, en dus een betaalde formule.

De formule Standard kost 24,90 EUR per gebruiker per maand, met alle applicaties, gehost op Odoo Online. De formule Custom kost 44,90 EUR per gebruiker per maand en voegt onder meer Odoo Studio, multi-bedrijf en toegang tot de externe API toe. Die laatste is voor koppelingen met een extern CRM relevant. De kosten van Odoo.sh zijn daarbij niet inbegrepen. Raadpleeg altijd de actuele prijslijst van Odoo en vraag een integrator om een offerte op basis van uw eigen situatie; het complete beeld van de kostenopbouw vindt u op prijzen van Odoo.

Welke cijfers volgt u in uw verkooprapportage?

Een CRM levert pas rendement als het stuurinformatie geeft. Houd de lijst bewust kort:

• Pipelinewaarde per fase en de verwachte omzet, zodat u ziet of het volgende kwartaal gevuld is.
• Conversie per fase: waar vallen kansen af?
• Doorlooptijd van lead tot order, per verkoper en per klantsegment.
• Offertes zonder opvolging: openstaande aanbiedingen die niet zijn nabewerkt.
• Marge per order of klant, niet alleen omzet.
• Terugkerende omzet uit abonnementen en de verlengingspercentages.
• Verliesredenen, als input voor aanbod en prijsbeleid.

Dit zijn de rapporten die u wekelijks in het verkoopoverleg bespreekt. Richt ze in tijdens de implementatie en niet pas achteraf.

Zo pakt u de invoering aan

Een CRM dat niemand gebruikt, is kostbaarder dan een spreadsheet. Begin daarom met het proces, niet met de software.

1. Beschrijf hoe een kans nu loopt van eerste contact tot factuur, inclusief de handmatige tussenstappen.
2. Bepaal welke gegevens vanaf dag één moeten kloppen: klanten, contactpersonen, artikelen, prijzen.
3. Start met een afgebakende groep gebruikers en breid uit.
4. Plan training voor de verkopers in; zie opleiding Odoo.
5. Leg vast wie het beheer doet na de livegang.

De aanpak van een volledig traject staat in Odoo implementeren. Weet u nog niet of Odoo bij u past, vergelijk het dan in Odoo versus Business Central en kijk ook naar Exact Online en AFAS, die in Nederland veel gebruikt worden.

Een integrator vinden die verkoop en CRM begrijpt

Het verschil tussen een soepele en een moeizame invoering zit zelden in de software, maar in hoe goed het verkoopproces is vertaald naar de inrichting. Zoek een integrator die doorvraagt naar uw offertestroom, kortingsafspraken en btw-situatie, en niet alleen naar het aantal gebruikers. Wij zijn zelf geen integrator en aan geen enkele uitgever verbonden: wij brengen u gratis in contact met een gecertificeerde partij die bij uw project past. Hoe dat werkt, ziet u bij hoe de koppeling met een integrator verloopt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.