Hoe kiest u de juiste Odoo-integrator voor uw bedrijf?

Wie een Odoo-project wil starten, kiest eigenlijk twee dingen: een softwarepakket en de partij die het in uw bedrijf aan de praat krijgt. Odoo zelf is vrij toegankelijk, maar de uitkomst hangt vooral af van de Odoo-integrator die uw processen vertaalt naar inrichting, koppelingen en gewoontes in het team. Dit artikel helpt u een weloverwogen keuze te maken, of u nu zoekt naar een Odoo-partner, een Odoo-consultant of een Odoo-expert.

Integrator, partner, consultant, expert: wie doet wat?

De zoektermen lopen door elkaar, maar de rollen verschillen.

• Odoo-partner: een bedrijf dat is opgenomen in het partnerprogramma van de uitgever en daar aan voorwaarden voldoet.
• Odoo-integrator: de partij die het project uitvoert, van analyse tot livegang. Meestal is dit tegelijk een partner.
• Odoo-consultant: de adviseur die uw processen doorloopt en vertaalt naar instellingen in het systeem.
• Odoo-expert: een informele term, vaak gebruikt door een ontwikkelaar of zelfstandige met diepe kennis van een onderdeel.

Voor u telt vooral wie er straks daadwerkelijk aan uw project werkt. Een imposante partner met een bekwaam verkoopteam helpt weinig als de uitvoerende consultants wisselen of onervaren zijn. Vraag daarom om de namen en achtergrond van de mensen die uw project doen.

Wat zegt het partnerniveau van Odoo?

Het programma van Odoo kent een instapstatus voor leren (Learning) en daarboven drie officiële niveaus: Ready, Silver en Gold. Om partner te blijven moet een bedrijf jaarlijks aan eisen voldoen. Dat geeft een eerste, objectieve indruk.

Partners moeten bovendien de Odoo-certificering behalen, hun personeel opleiden en first-line support bieden. De officiële partnerlijst voor Nederland vermeldt 48 partners: 7 Gold, 10 Silver en 31 Ready. Het aanbod is dus breed, en het merendeel zit op het instapniveau.

Lees dit zo: het niveau zegt iets over schaal, opleiding en klantbehoud. Het zegt niets over uw branche of over de cultuur van het team. Een Ready-partner met tien projecten in uw sector kan beter passen dan een Gold-partner die vooral grotere, andersoortige bedrijven bedient. En omgekeerd: bij een complex project met meerdere vestigingen of een productieomgeving is de breedte van een groter team vaak een voordeel.

De lijst op de Odoo-site rangschikt partners op slagingspercentage en toont hun referenties. Gebruik die lijst als startpunt, maar behandel de cijfers als zelfopgave en vraag zelf om gesprekken met klanten.

Criteria om een Odoo-integrator te beoordelen

Referenties in uw branche

Een webshop met voorraad, een productiebedrijf met stuklijsten en een dienstverlener met urenregistratie en projectfacturatie stellen verschillende eisen. Vraag naar vergelijkbare projecten: dezelfde branche, ongeveer dezelfde omvang, dezelfde mate van maatwerk. Kijk ook op onze pagina over Odoo per sector om te bepalen welke modules voor uw bedrijf relevant zijn.

Bel minstens twee referentieklanten. Vraag hen wat er is misgegaan, hoe de integrator daarmee omging en of het project binnen het afgesproken kader bleef. Een referentie die alleen lof heeft, is minder informatief dan een die ook eerlijk over de lastige momenten vertelt.

Teamgrootte en continuïteit

Een kleine integrator kan uitstekend zijn, maar kijk naar de afhankelijkheid van enkele sleutelpersonen. Wat gebeurt er bij ziekte of vertrek? Hoeveel gecertificeerde mensen zijn er en wie vervangt wie? Een grotere partij biedt meer spreiding, een kleinere vaak meer persoonlijk contact. Beide kunnen werken, zolang u het bewust afweegt.

Werkwijze en projectmethode

Een goede integrator laat u zien hoe het project verloopt. Odoo beschrijft zelf een methode genaamd Quickstart, die het project opdeelt in korte stappen met vooraf vastgelegd bereik, doelen en resultaten. Veel partners hanteren een eigen variant. Let op:

• een duidelijke analysefase vóór de offerte of direct erna, met uw processen als uitgangspunt;
• demonstraties op uw eigen gegevens, niet alleen een standaarddemo;
• vaste momenten waarop u keuzes goedkeurt en tests uitvoert;
• een heldere scheiding tussen standaardinstellingen en maatwerk.

Hoe een project doorgaans verloopt, leest u in onze gids over de implementatie van Odoo.

Kennis van de Nederlandse praktijk

Odoo is internationaal, uw bedrijf is dat misschien niet. Controleer of de integrator aantoonbaar ervaring heeft met wat in Nederland dagelijks speelt:

• de btw-aangifte en de aansluiting op uw boekhouder of accountant;
• het aanmaken en aanleveren van een auditfile;
• e-factureren en Peppol in de relatie met overheid en grotere klanten;
• koppelingen met Nederlandse banken, betaalproviders en vervoerders.

Vraag niet of het kan, maar of ze het eerder hebben gedaan en laat het zien. Meer over de verplichtingen waaraan uw administratie moet voldoen vindt u in onze gids over wettelijke verplichtingen van ERP.

Nabijheid

Voor de analyse en training is persoonlijk contact waardevol, maar niet beslissend. Veel werk gebeurt tegenwoordig op afstand. Toch kan een integrator uit uw eigen provincie, bijvoorbeeld in Noord-Brabant of Gelderland, handig zijn voor workshops in uw magazijn of op uw productievloer. Houd er rekening mee dat reistijd soms apart wordt gefactureerd.

Vragen die u in het eerste gesprek kunt stellen

Een goed kennismakingsgesprek laat de integrator aan het woord over úw bedrijf, niet over zichzelf. Stel gerichte vragen:

1. Welke projecten heeft u de afgelopen tijd gedaan die op het mijne lijken, en mag ik met die klanten spreken?
2. Wie wordt mijn projectleider en consultant, en hoe lang werken zij al met Odoo?
3. Hoe scheidt u standaardinstellingen van maatwerk, en wat betekent maatwerk voor toekomstige updates?
4. Hoe pakt u de migratie van mijn bestaande gegevens aan en wie controleert de uitkomst?
5. Welke afspraken gelden voor support na livegang en wie lost problemen op?
6. Welke versie en welke uitgave van Odoo adviseert u en waarom?
7. Wat verwacht u van mijn team en hoeveel tijd kost dat per week?
8. Wat gebeurt er als het project uitloopt of als het bereik verandert?

Let op de kwaliteit van de antwoorden. Concreet en met voorbeelden is goed. Algemeen en vol jargon is een reden om door te vragen.

Rode vlaggen bij een Odoo-integrator

Sommige signalen verdienen aandacht voordat u tekent.

• Een offerte zonder analyse. Wie een totaalbedrag noemt zonder uw processen te hebben doorgenomen, schat vooral.
• Alles kan, alles is standaard. Een eerlijke partij vertelt ook wat Odoo niet goed doet voor uw situatie.
• Zwaar leunen op maatwerk. Veel maatwerk maakt toekomstige upgrades lastiger en uw afhankelijkheid van de integrator groter. Weeg dit af met de pagina over versies en uitgaven in de hand.
• Geen referenties of alleen referenties van anderen. Vraag naar klanten die zelf bereikbaar zijn.
• Onduidelijke rolverdeling. Wie doet de koppelingen, wie de data, wie de training? Als dat vaag blijft, ontstaan later discussies over extra uren.
• Geen plan voor na livegang. Zonder afspraken over support en onderhoud staat u er na de start alleen voor.
• Druk om snel te tekenen. Een korting die vandaag vervalt, is zelden in uw belang.

Heeft u al een Odoo-omgeving die vastloopt of waarvan de oorspronkelijke integrator is verdwenen? Dan kan een audit en projectovername een verstandige eerste stap zijn.

Offertes vergelijken zonder appels met peren te mengen

Twee offertes met verschillende totaalbedragen zeggen weinig. Zet ze naast elkaar op de onderdelen die ertoe doen.

Houd er rekening mee dat de kosten bestaan uit twee delen: de licenties of het abonnement van de uitgever en de dienstverlening van de integrator. Odoo hanteert voor de standaardformule een prijs per gebruiker per maand, bijvoorbeeld 24,90 EUR voor Standaard, maar uw totale investering wordt vooral bepaald door de dienstverlening. Een overzicht vindt u op onze pagina over Odoo-prijzen.

Odoo biedt daarnaast zelf implementatiepakketten aan, de Success Packs, met een toegewezen consultant en projectleider. Die waren in euro’s geprijsd, van 499 € voor het instappakket tot 16 830 € voor het grootste pakket, met een oplopend aantal uren advies. Het is nuttig als referentiepunt wanneer u een offerte beoordeelt, maar het blijft een aanbod van de uitgever en geen vervanging van een integrator die uw branche kent.

Hoe wij u daarbij helpen

ERP Integrator is een gratis service. U beschrijft uw bedrijf, uw processen en uw wensen; wij presenteren een integrator die past bij uw project. Wij zijn niet gelieerd aan Odoo of aan een andere softwareleverancier, en wij voeren zelf geen projecten uit. De integrator maakt een voorstel, u beslist. Op de pagina hoe het werkt staat het hele proces. Wilt u eerst bredere achtergrond, lees dan onze algemene gids over het kiezen van een ERP-integrator of de pagina over Odoo in Nederland.

Een praktische volgorde in vier stappen

1. Leg uw processen vast. Beschrijf kort hoe offerte, order, inkoop, productie of dienstverlening en facturatie nu verlopen en waar het wringt.
2. Bepaal uw kaders. Denk aan het aantal gebruikers, de vestigingen, de koppelingen die u nodig heeft en wanneer u wilt starten, zonder dat dit al een planning hoeft te zijn.
3. Spreek een beperkt aantal integrators. Een handvol is genoeg. Stel dezelfde vragen aan elk en vraag om dezelfde onderdelen in de offerte.
4. Toets en kies. Bel referenties, vraag om een demonstratie met uw eigen scenario en kies de partij die uw bedrijf het best begrijpt, niet automatisch de goedkoopste of de grootste.

Een goede keuze voelt na deze stappen niet als een gok. U weet waarom u deze partij kiest, wat u van hen mag verwachten en wat zij van u verwachten. Dat is de beste basis voor een Odoo-project dat in uw organisatie blijft werken.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.