Support en onderhoud van Odoo: wie doet wat na de livegang?

Support Odoo: twee lagen die elkaar aanvullen

Wie zoekt naar support Odoo, merkt snel dat het woord drie dingen kan betekenen: hulp van de uitgever, hulp van een integrator en intern beheer door een key-user. Een goed ingericht onderhoud combineert die drie. Pas als u weet welke laag waarvoor dient, kunt u een contract beoordelen en het budget realistisch plannen.

Voor een Nederlands mkb-bedrijf is dit geen detail. Zodra Odoo uw boekhouding, uw btw-aangifte en uw facturatie draagt, merkt u een storing meteen: een factuur die niet naar de afnemer gaat, een auditfile die niet klopt, een koppeling met de bank die stilvalt. Support en onderhoud bepalen hoe snel u weer door kunt.

Wat de uitgever zelf dekt

Odoo biedt bij een betaald abonnement support op het product zelf. Het gaat om onbeperkte support per e-mail, van maandag tot en met vrijdag (24/5), in het Engels, Frans, Spaans of Nederlands. Daarnaast zijn het e-learningplatform en de versie-upgrades bij het abonnement inbegrepen.

Dat is waardevol, maar het is geen vervanging van een integrator. De uitgever beantwoordt vragen over het standaardproduct. Uw eigen inrichting, uw koppelingen met webshop of bank, uw aangepaste rapporten en uw maatwerk blijven buiten die vraagbaak. Bedenk ook dat een abonnement per gebruiker werkt: backend-gebruikers zijn betaald, portaalgebruikers zoals klanten en leveranciers niet. Meer over de tarieven leest u op de pagina Odoo prijzen.

Het licentiemodel doet ertoe voor uw onderhoud. Odoo Community valt onder LGPLv3. Odoo Enterprise valt onder de Odoo Enterprise Edition-licentie en mag alleen gebruikt worden met een geldig Enterprise-abonnement voor het juiste aantal gebruikers. Wie Community draait, heeft dus geen abonnementssupport van de uitgever en leunt volledig op de integrator of op eigen kennis.

Wat een integrator toevoegt

Een integrator werkt met uw bedrijfsprocessen, niet met een generiek product. Dat is het verschil dat u in de praktijk voelt. Een goede partij levert bij onderhoud doorgaans:

• Applicatieve support: vragen van gebruikers, storingen, foutmeldingen in uw eigen flows.
• Applicatiebeheer (tma): het doorlopend in stand houden van de inrichting, rapporten, automatiseringen en koppelingen.
• Kleine evoluties: een extra veld, een andere goedkeuringsroute, een nieuw rapport voor uw boekhouder of accountant.
• Versiebeheer: het voorbereiden, testen en uitvoeren van upgrades.
• Beheer van maatwerk: zodat uw aanpassingen een nieuwe versie overleven. Lees daarover meer bij Odoo maatwerk.
• Hosting en beveiliging, wanneer de integrator uw omgeving beheert. Zie Odoo in de cloud voor de keuzes.

De zoektermen maintenance, onderhoud Odoo en tma Odoo wijzen allemaal naar dit bouwwerk: het is geen eenmalige dienst, maar een doorlopende afspraak die past bij een systeem dat uw administratie draagt.

Overzicht: wie doet wat?

Updates en versiebeheer: de vaste kern van onderhoud

Elke grote versie van Odoo krijgt drie jaar standaardsupport na de release. Alleen in die periode levert Odoo beveiligingsfixes. Daarna volgt een betaalde, uitgebreide support, die alleen beschikbaar is op Odoo.sh (beperkt aantal versies) en op eigen servers. In die fase blijven hulp en bugfixes mogelijk, maar alleen waar het technisch haalbaar is, en zonder beveiligingsupdates.

Voor de planning geldt: versie 17.0 verscheen in november 2023 en de standaardsupport loopt tot september 2026. Versie 18.0 kwam in oktober 2024 en loopt tot september 2027. Versie 19.0 verscheen in september 2025 en loopt tot september 2028. Voor versie 20.0 was september 2026 aangekondigd, met standaardsupport tot september 2029. Controleer de actuele stand altijd op de pagina met ondersteunde versies, want data kunnen verschuiven.

Daarnaast bestaan er tussenversies, de zogeheten SaaS-versies. Die verschijnen om de twee à drie maanden, zijn alleen beschikbaar op Odoo Online en geven geen recht op uitgebreide support. Wie stabiliteit zoekt, kiest meestal voor een grote versie en laat tussenversies links liggen. Een overzicht van wat er per versie verandert staat bij Odoo versies en edities.

Verplicht bijwerken op Odoo Online en Odoo.sh

Op Odoo Online en Odoo.sh is een upgrade naar een grote versie verplicht, uiterlijk om de twee jaar. Tussenversies moeten binnen enkele weken na de volgende versie worden bijgewerkt. Odoo stuurt daarvoor vooraf een bericht. Een grote versie krijgt bovendien drie jaar standaardsupport plus twee jaar extra om de noodzakelijke upgrades uit te voeren voordat alle support vervalt.

Wie dit negeert, krijgt een dwangmoment op een slecht uur. Beter is een vast ritme: u plant de upgrade zelf, buiten de drukte van de btw-aangifte en de jaarafsluiting.

De testbasis is geen luxe

Voor de livegang van een nieuwe versie biedt de procedure een bijgewerkte testbasis, waarmee u de nieuwe versie valideert. Laat uw key-users daar de echte processen op doorlopen: een verkooporder tot en met de factuur, een inkoopfactuur met btw, een bankafschrift, een export voor de boekhouder. Let op: sommige diensten vallen buiten de SLA van de upgrade, zoals uw eigen maatwerk. Dat is precies waarom u dit met uw integrator afspreekt. Meer over het traject leest u bij Odoo migratie.

Contracten en serviceniveaus: wat u moet vragen

Een supportcontract is zo goed als wat erin staat. Vraag uw integrator om de volgende punten uit te schrijven, en vergelijk offertes op die punten in plaats van op uurtarief alleen.

1. Scope: wat is support, wat is beheer, wat is een wijziging die apart wordt geoffreerd?
2. Prioriteiten: hoe wordt een storing ingedeeld, en welke reactie- en oplostijd hoort erbij?
3. Bereikbaarheid: kantooruren of ook daarbuiten, en op welk kanaal?
4. Vorm: een urenbundel, een vast maandbedrag of een abonnement met vaste inhoud.
5. Updates: wie test, wie voert uit, en wat kost een versie-upgrade?
6. Maatwerk: wordt uw code onderhouden, gedocumenteerd en in een repository bewaard waartoe u toegang hebt?
7. Koppelingen: zijn bank, webshop en eventuele e-facturatie in scope? Zie Odoo integraties en de gids over e-factureren en Peppol.
8. Kennisoverdracht en exit: welke documentatie ontvangt u, en hoe verloopt een overdracht?

Een goed contract noemt ook de wettelijke taken die van uw administratie afhangen. Een wijziging in de btw-regels of in de auditfile raakt uw boekhoudmodule direct. Lees ook de gids over software voor de btw-aangifte om te zien welke aanpassingen terugkomen.

Wat u in het budget moet opnemen

Concrete bedragen voor support en beheer hangen af van de omvang van uw systeem, het aantal gebruikers, de hoeveelheid maatwerk en het gewenste serviceniveau. Daarom noemen wij hier geen bedragen: vraag een offerte op basis van uw situatie. Wel kunt u de posten vooraf benoemen:

• het abonnement van de uitgever, per gebruiker;
• de support- en beheerafspraken met de integrator;
• hosting, zeker bij Odoo.sh of een eigen omgeving, waar de kosten niet in het abonnement zitten;
• upgrades, als apart traject of binnen een jaarcontract;
• evoluties en nieuwe modules;
• opleiding voor nieuwe medewerkers;
• een reserve voor onvoorziene wijzigingen, bijvoorbeeld bij nieuwe wettelijke eisen.

Rekent u alleen op het abonnement, dan bent u in het eerste jaar na de livegang vaak verrast. Het onderhoud van een systeem dat u elke dag gebruikt, is een vast onderdeel van de kosten, geen uitzondering. Een eerste raming van het totaal vindt u in de gids ERP-kosten.

Van supportpartij wisselen

Het komt voor dat de relatie met een integrator niet meer past: trage reacties, gebrek aan kennis van de nieuwe versie of een bedrijf dat is gegroeid en een andere partij nodig heeft. Wisselen kan, als u het goed voorbereidt.

1. Controleer uw eigendom. U moet toegang hebben tot database, hosting, code van het maatwerk en beheerrechten.
2. Laat een audit doen. Een nieuwe partij moet eerst weten wat er staat. Zie audit en projectovername bij Odoo.
3. Verzamel de documentatie. Processen, koppelingen, afspraken over versies en een lijst met openstaande storingen.
4. Plan de overdracht buiten drukke perioden. Vermijd de btw-aangifte en de jaarafsluiting.
5. Spreek een overlap af. Een korte periode waarin beide partijen bereikbaar zijn, voorkomt dat een vraag tussen wal en schip valt.

Wilt u weten hoe u een nieuwe partij kiest, lees dan een Odoo-integrator kiezen.

Veelgemaakte fouten bij onderhoud

• Uitgeverssupport verwarren met integratorsupport. De eerste dekt het product, de tweede uw inrichting.
• Updates uitstellen tot het verplicht wordt. Dan bepaalt de kalender van de uitgever uw planning.
• Maatwerk zonder documentatie. Elke wijziging wordt dan duurder en afhankelijk van één persoon.
• Geen key-user aanwijzen. Zonder interne eerste lijn belandt elke kleine vraag bij de integrator.
• Alleen op uurtarief vergelijken. Een lager tarief met trage oplostijden kost u meer dan een duurder tarief met afspraken.
• Geen acceptatietest bij upgrades. Fouten ontdekt u dan in de productieomgeving, vaak tijdens een sluitingsperiode.

Zo zet u het in gang

Begin bij de basis: welke versie draait u, waar staat de omgeving en wie beheert die? Kijk vervolgens welke afspraken er nu zijn en waar de gaten zitten. Voor een nieuw project geldt: bespreek het onderhoud al tijdens de implementatie van Odoo, niet pas na de livegang. Dan kunt u meteen een passend contract kiezen.

Wij zijn geen Odoo-partner en voeren zelf geen projecten uit. Wij brengen u in contact met een integrator die bij uw situatie past, zodat u de afspraken over support en onderhoud kunt vergelijken. Vraag via het formulier een gratis voorstel aan en omschrijf kort uw omgeving en wensen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.