Wie een Odoo training zoekt, wil meestal drie dingen weten: wat de uitgever zelf aanbiedt, wat uw eigen mensen moeten kunnen en hoe u dat in een projectplanning krijgt. Dit artikel loopt die vragen langs. Het gaat over Odoo leren in de praktijk van een Nederlands mkb-bedrijf: een boekhouder die de btw-aangifte wil blijven doen, een inkoper die zijn leveranciers wil terugvinden, een directeur die vooral wil dat de maandrapportage klopt.
Een ERP-project mislukt zelden omdat de software niets kan. Het mislukt vaker omdat mensen terugvallen op hun Excel-bestanden. Opleiding is daarom geen sluitpost, maar een onderdeel van de implementatie van Odoo dat een eigen budget, een eigen planning en een eigenaar verdient.
Wat de uitgever biedt: documentatie, leermateriaal en certificering
Odoo publiceert uitgebreide documentatie per versie en per applicatie. Die documentatie beschrijft ook de licentievoorwaarden: de Community-editie valt onder een open licentie, de Enterprise-editie onder een eigen licentie die een geldig abonnement voor het juiste aantal gebruikers vereist. Wie leert op een testomgeving, moet dus weten in welke editie hij oefent, want de functies verschillen. Meer daarover leest u bij versies en edities.
Leren op eigen houtje is bij Odoo laagdrempelig, omdat de uitgever een gratis formule met één applicatie en onbeperkt aantal gebruikers aanbiedt. U kunt zo een afdeling een kleine, afgebakende applicatie laten uitproberen, bijvoorbeeld het CRM, zonder dat er direct een groot project voor nodig is. Het is een goede manier om weerstand te meten en de taal van het systeem te leren kennen.
Certificering: wie heeft die nodig?
Het woord certificering leidt vaak tot verwarring. De Odoo certificering is in de eerste plaats een kwaliteitseis voor partners. Het partnerprogramma kent een instapstatus om te leren en daarboven drie officiële niveaus: Ready, Silver en Gold. Om partner te blijven, moet een bedrijf op elk niveau gecertificeerde medewerkers hebben, en het vereiste aantal groeit met het niveau. Partners moeten bovendien hun eigen personeel opleiden en de eerstelijns support verzorgen.
Voor u als klant betekent dit:
- U hoeft zelf geen certificaat te halen om Odoo te gebruiken.
- U kunt bij de selectie vragen welke consultants in het projectteam gecertificeerd zijn en voor welke applicaties.
- Een partnerniveau zegt iets over omvang en volume van de partner, niet automatisch over geschiktheid voor uw sector.
De officiële gids van Odoo toont voor Nederland een groot aantal partners, verdeeld over de niveaus Gold, Silver en Ready. De gids rangschikt partners op slagingspercentage en toont hun referenties. Gebruik dat als startpunt en vraag daarna naar referenties in uw eigen branche. Hoe u dat aanpakt, staat in onze gids een Odoo-integrator kiezen.
Wie moet wat leren?
Niet iedereen heeft dezelfde training nodig. Een Odoo opleiding die voor iedereen hetzelfde is, is voor de meesten te breed en voor de key users te oppervlakkig. Maak daarom onderscheid tussen vier groepen.
Projectleider en beheerder
De interne projectleider moet het datamodel en de logica van Odoo begrijpen: hoe een offerte een order wordt, hoe een order een levering en een factuur oplevert, en hoe die stappen in de boekhouding terechtkomen. Dit is geen technische training; het is een procesopleiding. Deze persoon beslist later ook over wijzigingen en maatwerk, dus een basis in het beheer van gebruikers, rechten en instellingen hoort erbij.
Key users per afdeling
Key users zijn de mensen die u in de eerste fase betrekt bij de inrichting. Ze leren Odoo het diepst, omdat ze later de collega's helpen. Een key user voor financiën leert de boekhouding en financiën in Odoo kennen, inclusief de koppeling met uw accountant. Een key user voor logistiek werkt aan voorraad en inkoop, en in een industrieel bedrijf komt daar de productiemodule bij.
Eindgebruikers
Eindgebruikers hebben een korte, taakgerichte training nodig: hun eigen dagelijkse handelingen, in hun eigen woorden, met hun eigen gegevens. Een magazijnmedewerker wil niet horen hoe de grootboekstructuur is opgebouwd; hij wil weten hoe hij een levering boekt en wat hij doet bij een afwijking.
Management en accountant
Directie en financieel manager hebben vooral inzicht nodig in rapportages en dashboards. Betrek ook uw accountant of boekhouder vroeg: die moet weten hoe de auditfile wordt aangemaakt, hoe de btw-aangifte uit het systeem komt en hoe e-facturen worden verwerkt. Meer over de verplichtingen leest u in onze gids over e-factureren en ERP en btw-aangifte vanuit uw ERP.
Een leerpad per projectfase
De beste planning volgt de fasen van het project. In de onderstaande tabel ziet u wie in welke fase aan de beurt is en wat het doel is.
| Fase | Wie | Inhoud | Doel |
|---|---|---|---|
| Voorbereiding | Projectleider, directie | Oriëntatie op Odoo, proefomgeving, procesanalyse | Realistische verwachtingen en een duidelijk projectdoel |
| Inrichting | Key users | Werkende sessies op de testomgeving met eigen artikelen, klanten en boekingen | Key users sturen de inrichting en herkennen hun processen |
| Test en acceptatie | Key users, enkele eindgebruikers | Testscenario's doorlopen, afwijkingen melden, handleiding opstellen | Acceptatie op basis van echte werkprocessen |
| Opleiding eindgebruikers | Alle gebruikers | Korte sessies per rol, oefening met eigen gegevens | Zelfstandig kunnen werken vanaf de start |
| Livegang | Alle gebruikers | Begeleiding op de werkvloer, snelle hulp bij vragen | Terugval op oude werkwijzen voorkomen |
| Nazorg | Key users, beheerder | Vervolgtraining, nieuwe functies, aanvullende modules | Het gebruik verdiepen en uitbreiden |
Leer met eigen gegevens
Een training met voorbeeldgegevens van een fictief bedrijf blijft abstract. Laat uw mensen werken met hun eigen artikelen, relaties en openstaande orders. Dat vraagt voorbereiding van de gegevensmigratie, zodat de testomgeving al enigszins lijkt op de situatie bij de start. Meer over deze stap leest u bij migratie naar Odoo.
Leg afspraken vast in een handleiding
Laat de key users samen met de consultant een korte, eigen werkinstructie schrijven. Geen standaardhandleiding van tientallen pagina's, maar één pagina per proces: wie doet wat, in welk scherm, en wat gebeurt er daarna. Zo'n document is bij nieuwe medewerkers later het eerste dat men raadpleegt.
Verandermanagement: de helft van het werk
Opleiding lost niet alles op. Een gebruiker die precies weet hoe het systeem werkt, kan het toch laten liggen als hij niet ziet waarom. Verandermanagement is daarom geen apart traject, maar een houding in het hele project.
- Leg het waarom uit. Vertel per afdeling wat er beter wordt: minder dubbel invoeren, sneller facturen, minder vragen van de accountant.
- Geef key users echte ruimte. Een key user die naast zijn gewone werk het project erbij krijgt, haakt af. Maak tijd vrij in de planning.
- Maak successen zichtbaar. Een eerste proces dat soepel loopt, bijvoorbeeld de orderverwerking, motiveert de rest.
- Neem zorgen serieus. Wie bang is dat zijn functie verandert, heeft een gesprek nodig, geen extra uitleg over knoppen.
- Plan begeleiding na de livegang. De eerste weken zijn bepalend. Zorg dat er iemand op de werkvloer is die vragen direct beantwoordt.
Meer over wat er in praktijk misgaat leest u in onze gids over fouten in een ERP-project.
Wat kost een opleiding en wie betaalt?
Opleiding staat zelden als losse post in de prijsvergelijking, terwijl ze flink kan meetellen. Vraag uw integrator daarom om een uitsplitsing: hoeveel sessies voor key users, hoeveel voor eindgebruikers, en wat is inbegrepen in de nazorg. De licentiekosten van Odoo zelf lopen via de uitgever en zijn afhankelijk van de formule en het aantal gebruikers met backend-toegang; portaalgebruikers zoals klanten en leveranciers tellen niet mee als betalende gebruikers. Een overzicht vindt u bij Odoo prijzen.
Over financiering of subsidie van opleidingskosten kunnen wij geen algemene toezegging doen. Regelingen verschillen per sector, per regio en per jaar. Leg de vraag voor aan uw boekhouder of accountant en kijk bij de ontwikkelingsmaatschappij in uw provincie, bijvoorbeeld via een van onze pagina's over integrators per provincie. Zorg dat de opleidingskosten in de offerte apart zichtbaar zijn, zodat u ze later kunt verantwoorden.
Eigen team of integrator laten trainen?
Een combinatie werkt het best. De integrator kent de inrichting en kan de key users trainen op uw situatie. Uw eigen interne trainer, vaak een key user, geeft vervolgens de korte sessies voor nieuwe collega's. Zo blijft de kennis in huis en bent u minder afhankelijk bij wisselingen in personeel. Ook na de start loont het om afspraken te maken over support en onderhoud, zodat nieuwe vragen een vaste route hebben.
Twijfelt u nog of Odoo wel past? Vergelijk het dan eerst met andere pakketten, bijvoorbeeld in de vergelijking Odoo en Business Central. Het leerbaarheidsargument speelt in elke keuze mee.
Een praktische checklist
- Wijs een interne projectleider aan met tijd om te leren.
- Selecteer per afdeling een key user en bescherm hun planning.
- Vraag de integrator om een opleidingsplan met rollen, sessies en nazorg.
- Plan de opleiding van eindgebruikers vlak voor de livegang.
- Laat de accountant meekijken naar btw, auditfile en e-factureren.
- Evalueer na de start en plan een vervolgtraining.
Wilt u een integrator vinden die opleiding serieus meeneemt in de aanpak? Zo werkt onze kosteloze matching: u beschrijft uw project en wij brengen u in contact met een passende Odoo-integrator, die het project daarna zelf uitvoert.
Veelgestelde vragen
Welke Odoo training heeft een key user nodig?
Een key user volgt bij voorkeur een training die aansluit op de eigen processen, zoals verkoop, inkoop of boekhouding, en oefent daarbij in de testomgeving met eigen gegevens. Daarnaast leest een key user de officiële documentatie van de uitgever voor de modules die hij of zij beheert. Uw integrator kan op basis van de scope aangeven welke onderdelen voorrang hebben.
Wat is een Odoo certificering en heeft mijn bedrijf die nodig?
De certificering van Odoo is vooral relevant voor partners: wie partner wil blijven, moet gecertificeerde medewerkers hebben, en het aantal vereiste certificeringen stijgt met het partnerniveau. Uw bedrijf hoeft zelf niet gecertificeerd te zijn. Wel is het verstandig bij de selectie van een integrator te vragen welke consultants van het projectteam gecertificeerd zijn.
Kan ik Odoo zelf leren zonder integrator?
Voor een kleine start met één applicatie is dat haalbaar: de gratis formule met één applicatie en de documentatie van de uitgever lenen zich goed om te oefenen. Zodra meerdere afdelingen, koppelingen of de btw-aangifte en het e-factureren meespelen, loont begeleiding door een ervaren integrator, omdat de inrichting dan bepaalt wat uw mensen moeten leren.
Wanneer moet de opleiding van de eindgebruikers plaatsvinden?
Kort voor de livegang, wanneer de inrichting vaststaat en de gebruikers hun eigen werk in het systeem kunnen nadoen. Te vroeg trainen leidt ertoe dat men het geleerde vergeet; te laat trainen zet de livegang onder druk. Een proefdraaiperiode met begeleiding direct na de start vult dit aan.
Zijn de kosten van een Odoo opleiding aftrekbaar of te subsidiëren?
Dat hangt af van uw situatie en van de regelingen die op dat moment gelden. Bespreek het met uw boekhouder of accountant en vraag bij uw regionale ontwikkelingsmaatschappij naar opleidingsregelingen voor het mkb. Neem opleidingskosten in elk geval als aparte post op in de offerte van de integrator, zodat u ze kunt onderbouwen.
Bronnen
- Odoo, partnerprogramma
- Odoo, partners in Nederland
- Odoo, prijzen
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.