Odoo hosting: Online, Odoo.sh of eigen server

Wie Odoo wil gebruiken, kiest niet alleen een pakket maar ook een plek waar het draait. Het begrip Odoo cloud dekt in de praktijk drie verschillende werkwijzen, met elk een eigen verdeling van vrijheid en verantwoordelijkheid. Dit artikel zet de opties naast elkaar, zodat u de hosting kiest die past bij uw organisatie, uw maatwerk en uw eisen rond gegevensbescherming.

De drie hostingmodellen van Odoo

Odoo Enterprise kan op drie platformen draaien. Dat geldt voor de hosting van Odoo in het algemeen, ongeacht of u een klein mkb-bedrijf bent of een groeiende groep met meerdere vennootschappen.

• Odoo Online: de SaaS-variant, beheerd door Odoo zelf.
• Odoo.sh: een PaaS-omgeving, de officiële cloudomgeving voor eigen code.
• On-premise: Odoo op uw eigen infrastructuur of bij een hostingpartij naar keuze.

Wie zoekt naar hosting van Odoo bij een Nederlandse partij, kiest meestal een variant van het derde model: de integrator of een datacenterpartij beheert de servers, maar de installatie is onafhankelijk van het platform van Odoo. Wat hier van belang is: dat is een afspraak tussen u en die partij, geen vast product van Odoo.

Odoo Online (SaaS)

Bij Odoo Online beheert Odoo de hosting en de migratie naar nieuwe versies. U logt in, configureert en werkt. Dat is de lichtste route: geen servers, geen besturingssysteem, geen database-onderhoud.

De keerzijde is de beperking. Odoo Online is niet compatibel met niet-standaard applicaties: alleen applicaties van Odoo zelf zijn te installeren, zonder modules van derden en zonder aanpassing van de broncode. Voor een bedrijf dat vooral standaardprocessen draait, is dat vaak geen bezwaar. Voor een bedrijf met een eigen koppeling of een sectorspecifieke module wel.

Odoo.sh (PaaS)

Odoo.sh is de officiële cloudomgeving voor wie eigen code wil laten draaien. Het platform biedt GitHub-integratie, aparte branches voor ontwikkeling, recette (staging) en productie, continue integratie, SSH-toegang, een webshell, een online editor en automatische back-ups.

Dat past bij een organisatie met een integrator of eigen ontwikkelaars: wijzigingen worden eerst getest op een kopie van productiegegevens en gaan pas daarna live. Het vraagt wel dat iemand de ontwikkelstraat beheert. Zonder partij die dat structureel doet, wordt Odoo.sh een platform dat u betaalt zonder het te benutten.

On-premise

Bij een installatie op eigen servers behoudt u de volledige controle, en dus ook de volledige verantwoordelijkheid. Maatwerk en modules van derden zijn mogelijk, en u kunt zowel de Enterprise- als de Community-editie installeren. Onderhoud, back-ups en beveiliging van de gegevens zijn dan uw taak.

Dat is een legitieme keuze voor wie al een eigen it-afdeling of een vaste beheerpartij heeft, of voor wie door interne regels de data niet buiten het eigen netwerk wil hebben. Het is een slechte keuze als de verantwoordelijkheid in de praktijk bij niemand ligt.

Verschillen op een rij

Let op de laatste rij: alleen de formule Custom staat hosting op Odoo.sh of on-premise toe. De formule Standard draait op Odoo Online.

Wat kost het per hostingmodel?

Voor de abonnementen noemt Odoo prijzen per gebruiker per maand. Deze bedragen zijn de actuele Odoo-tarieven op het moment van schrijven; vraag altijd een actuele offerte aan.

• One App Free: 0 EUR, beperkt tot één applicatie (plus afhankelijkheden), gehost op Odoo Online, met onbeperkt aantal gebruikers.
• Standard: 24,90 EUR per gebruiker per maand (met korting vanaf 31,10 EUR, geldig voor twaalf maanden voor de bij de start bestelde gebruikers), gehost op Odoo Online, met alle applicaties.
• Custom: 44,90 EUR per gebruiker per maand (met korting vanaf 56,90 EUR, twaalf maanden), op Odoo Online, Odoo.sh of on-premise. De kosten van Odoo.sh zijn hierbij niet inbegrepen.

Daarnaast bestaat er een lichte gebruiker voor 7,90 EUR per maand, na een afspraak met een adviseur van Odoo. Betaalde gebruikers zijn degenen met backend-toegang; portalgebruikers zoals klanten en leveranciers tellen niet als betaald.

Wie het totaalbeeld wil, kijkt dus verder dan de licentieregel. Bij Odoo.sh komt de platformprijs erbovenop. Bij on-premise komen servers, beheer, monitoring en back-ups erbij. Een uitgebreidere uitleg van de opbouw vindt u op de pagina over Odoo prijzen, en voor het hele project staat de rekensom in de gids over ERP-kosten.

Odoo SaaS of Odoo.sh: de vraag is vaak maatwerk

De meeste keuzes tussen Odoo SaaS en een eigen platform draaien om één vraag: heeft u iets nodig dat niet in de standaard zit?

Een paar voorbeelden die in de Nederlandse praktijk vaak opkomen:

• een koppeling met een webwinkel, een vervoerder of een bank waarvoor een eigen connector nodig is;
• een sectorspecifieke module, bijvoorbeeld voor werkbonnen in de bouw of recepten in de voedingsindustrie;
• een aangepast rapport of een afwijkende rekenregel voor facturatie.

In al deze gevallen is Odoo Online zonder meer uitgesloten zodra de oplossing eigen code of een module van derden vereist. Odoo Studio, de ingebouwde tool om schermen en velden aan te passen, is onderdeel van de formule Custom; wie Studio installeert of meerdere vennootschappen toevoegt, schuift een gratis database door naar Custom. Wat daarna aan maatwerk kan, leest u op de pagina over Odoo maatwerk, en voor koppelingen met andere systemen op die over integraties.

Een nuttige vuistregel: begin met de vraag welke processen u echt moet afwijken van de standaard. Een lijst van drie of vier punten is meestal eerlijker dan het gevoel dat alles maatwerk nodig heeft. Veel Nederlandse mkb-bedrijven blijken met standaardfuncties een stuk verder te komen dan vooraf gedacht, zeker als een integrator het proces eerst vereenvoudigt.

Updates en versiebeheer

Hosting is ook een keuze over wie de versie bepaalt. Bij Odoo Online beheert Odoo de migratie naar nieuwe versies. Dat scheelt werk, maar u hebt weinig invloed op het moment, en u hebt ook niets aan eigen aanpassingen die u eerst zou willen testen.

Op Odoo.sh en on-premise bepaalt u zelf het tempo. Dat geeft rust bij een druk seizoen, bijvoorbeeld rond de btw-aangifte of het jaarwerk van uw boekhouder, maar het betekent ook dat u de upgrade daadwerkelijk moet plannen. Een versie die te lang blijft liggen, wordt een grotere sprong. Meer over de verschillen tussen versies en edities staat op de pagina over Odoo versies en edities, en over het verhuizen van een bestaande omgeving op die over migratie naar Odoo.

Community of Enterprise

Odoo bestaat in twee edities: Community (open source) en Enterprise (onder licentie). De officiële pagina noemt Community het fundament waarop Enterprise is gebouwd, en volgens dezelfde pagina kunt u op elk moment van de ene naar de andere editie overstappen. Community valt onder de LGPLv3-licentie; Enterprise onder de Odoo Enterprise Edition License v1.0, die alleen gebruikt mag worden met een geldig Enterprise-abonnement voor het juiste aantal gebruikers.

Voor de hostingkeuze betekent dit: Community draait alleen on-premise (of bij een hostingpartij naar keuze), terwijl Odoo Online en Odoo.sh bij Enterprise horen. Enterprise brengt functies mee zoals automatische facturatie met AI, uitgebreide productiefuncties (Shopfloor, controlecentrum, planning), Studio en Field Service. Meer over het open-sourceaspect leest u in de gids over open-source ERP.

Gegevenslocatie, AVG en back-ups

Voor Nederlandse bedrijven telt de vraag waar de gegevens staan en wie erbij kan. Dat raakt de AVG, en bij boekhoudgegevens ook de bewaarplicht en de auditfile die uw accountant van u vraagt.

Wat Odoo zelf zegt, volgens het SLA van Odoo Cloud:

• Klantdatabases staan in de regio die u kiest: Europa, Amerika, Azië-Pacific, Midden-Oosten en Noord-Azië, of Oceanië.
• Back-ups worden gerepliceerd over minimaal drie machines in verschillende datacenters in Europa en Canada, met een vierde, bevroren kopie in onveranderbare koude opslag.
• U kunt de replicatieregio's niet zelf kiezen.
• Op de prijspagina noemt Odoo dagelijkse back-ups op twee continenten en bewaking de klok rond.

Dat is nuttige informatie, maar geen juridisch oordeel. Kiest u Europa als regio, dan staat de database in Europa; de back-ups kunnen daarnaast in Canada liggen. Of dat past bij uw verwerkersovereenkomst en uw interne beleid, bepaalt u met uw functionaris gegevensbescherming of jurist. Vraag uw integrator om dit expliciet te beantwoorden, en noteer het antwoord in het project.

Bij on-premise of een externe hostingpartij ligt de keuze volledig bij u. U kunt kiezen voor een Nederlands datacenter, maar dan is ook de back-upstrategie uw verantwoordelijkheid: wat wordt wanneer opgeslagen, waar staat de kopie, en wie test of herstel echt werkt? Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname.

Een kleine bijkomstigheid: databases op Odoo Online krijgen een jaar lang gratis een eigen domeinnaam, handig als u de webwinkel of het portaal onder uw eigen naam wilt aanbieden.

Zo kiest u het hostingmodel

Een werkbare volgorde van vragen:

1. Heeft u maatwerk of modules van derden nodig? Zo ja, dan valt Odoo Online af.
2. Heeft u iemand die de ontwikkelstraat beheert? Zonder integrator of eigen ontwikkelaars past Odoo.sh minder goed.
3. Zijn er regels die de data in uw eigen netwerk houden? Dan blijft on-premise over, met de lasten die erbij horen.
4. Wilt u de Community-editie? Dan hebt u een eigen installatie nodig.
5. Hoe groot is uw behoefte aan zekerheid over kosten? Odoo Online met Standard is het meest voorspelbaar; bij de andere varianten komen platform- en beheerkosten erbij.

Voor een mkb-bedrijf met standaardprocessen en weinig it-capaciteit is Odoo Online vaak de logische start. Voor een productiebedrijf of groothandel met eigen koppelingen is Odoo.sh of een beheerde on-premise installatie vaker realistisch. Hoe dat uitpakt in een traject, leest u op de pagina over de implementatie van Odoo en bij Odoo in Nederland.

Ook het vervolg telt. Wie beheert na de livegang de omgeving, de updates en de back-ups? Dat hoort bij support en onderhoud en moet in het contract staan, niet pas na de eerste storing. De algemene afweging tussen cloud en eigen servers, los van Odoo, vindt u in de gids over cloud-ERP of on-premise.

Hoe wij u helpen

Wij zijn geen Odoo-partner en leveren zelf geen hosting. Wij brengen u gratis in contact met een integrator die past bij uw project, uw sector en uw voorkeur voor hosting. Hoe dat verloopt, ziet u onder hoe het werkt. Geef in uw aanvraag aan of u maatwerk verwacht, welke koppelingen nodig zijn en waar uw gegevens volgens uw beleid mogen staan; dan krijgt u een voorstel dat daar al rekening mee houdt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.